Medlemsregisteret  

Siden Nei til EU er en levende folkebevegelse er medlemmene svært viktig for oss. Derfor er det avgjørende at vi har gode rutiner for å ivareta både personvern og holde medlemsopplysningene oppdaterte. Det skjer i samspill mellom det sentrale sekretariatet og fylkes- og lokallaga.  

07. aug. 2020

Gå til:

Medlemmene og medlemsregisteret [Til toppen]

Alle medlemmer, nye innmeldinger, utmeldinger, adresseendringer og liknende skal rapporteres inn til det sentrale medlemsregisteret i Oslo. Fylkeslag og lokallag bestiller eller henter ut oppdaterte medlemslister hver gang de skal ha utsendinger, ringerunder eller andre aktiviteter hvor de trenger medlemslister. Dette er viktig for å unngå at utmeldte eller avdøde medlemmer får henvendelser. Og selvsagt for at nye medlemmer skal få informasjon. Vi har daglig inn- og utmeldinger av medlemmer, så medlemslister blir raskt utdaterte. 

Medlemslister kan i tråd med personvernsbestemmelser mottas i kryptert fil og skal makuleres etter bruk. De skal heller ikke spres til andre enn de som har en legitim tilgang til dem som tillitsvalgte. 

Medlemsregisteret [Til toppen] 

Medlemsregisteret driftes sentralt, og sekretariatet tar seg av kontingentinnkreving og de fleste oppdateringer. Kontingentkravet går vanligvis ut i begynnelsen av januar, og vi sender ut giro til nye medlemmer etter få dager. Vi purrer fire–fem ganger i løpet av året, både på e-post, sms og på papir. Alle betalingsmåter krever bruk av kidnummer, både av hensyn til arbeidsmengden og for å kunne dokumentere innbetalinger på en enkel måte. Du skal derfor aldri ta imot kontant betaling for kontingent, da vil du måtte betale medlemmets faktura. 

Vi tilbyr avtalegiro, og ved betaling i nettbank får medlemmene tilbud om å tegne avtale. Det er også mulig å betale eksisterende medlemskap over sms. Etter to år med ubetalt kontingent, stoppes medlemskapet.  

Fylkes- og lokallag kan bestille medlemslister hos sekretariatet eller fylkesbrukerne kan ta ut lister. Bruk medlem@neitileu.no til dette. Dit kan det også meldes adresseendringer eller andre oppdateringer.  

Fylkesbrukere av medlemsregisteret [Til toppen]

Fylkeslaget kan ha tilgang til medlemsregisteret for sitt fylke. Fylkesstyret utpeker én eller to som får slik tilgang. Alle medlemmer har «sin side» med innlogging på https://neitileu.hypersys.no/  

Ta kontakt på medlem@neitileu.no for å opprette bruker for ditt fylkeslag. 

Når man har fått tilgang til medlemmer i sitt fylke, kan man selv hente ut medlemslister, sende e-post eller sms, korrigere adresse- og telefonopplysninger o.l. Det er utarbeidet en egen, kortfattet veiledning for de som skal ha tilgang til medlemsopplysninger utover sine egne, blant annet fordi vi må ta personvern og behandling av personopplysninger på alvor. Man får denne veiledningen sammen med tildeling av tilgang, og den er tilgjengelig her for nedlasting.  

Opplæringsvideoer Hypersys [Til toppen]

1: Innlogging første gang og senere 

  • Hva er Hypersys, og hva bruker vi det til? 

  • Kari Medlem logger seg inn første gang etter at hun har blitt «medlemsrådgiver» i Akershus Nei til EU (Hun må reg. med tlf. og e-post som funker) 

  • Kari logger seg inn for andre gang (med sms-kode) 

  • Kort om den skriftlige veiledningen, personvern og deling av lister 

2: Søke opp medlem og forstå medlemsinformasjonen 

  • Vi går gjennom hva du kan se av informasjon, og hva du har tilgang til å gjøre av endringer 

  • Betalt eller ikke? Finne informasjon eller sende til medlemmet. 

3: Medlemslista 

  • Få med infoen du trenger i lista, lokal- eller fylkeslag 

  • Kort om å filtrere 

  • Ta ut medlemsliste som excelfil og sette passord.

4: Sende sms og e-post 

  • Bruk av medlemslista til å sende meldinger til medlemmene i laget 

  • SMS: 160 tegn (eller betale for flere meldinger), linke til mer info. 

  • E-post: som vanlig e-post. Unngå bruk av bilder og link helst til filer som ligger på nettsida. Kort forklaring av vedlegg. 

  • Unngå for mange sms-er: Husk at sms kan oppleves masete av medlemmer i fylker som sender ut ofte. Sms bør begrenses til korte meldinger (én gang per arrangement), og husk at om det er flere med tilgang til registeret, så må dere koordinere slike utsendinger. 

5: Innmelding av medlemmer 

  • Bruk av innmeldingsskjemaet: sjekk at personen ikke er registrert fra før, legge inn info, e-post påkrevd, verver (må følges opp i personbildet). Ikke e-post? Send til medlem@neitileu.no 

  • Faktura og velkomst-e-post går ut på e-post av seg selv etter innsending av skjemaet. 

  • Alle innmeldinger blir sjekket manuelt av sentralt, slik at ev. feil kan oppdages, men ev. feil adresser/tlf/e-post blir ikke oppdaget hvis det ikke er åpenbare feil. 

  • Kontingent må betales med kid som medlemmet har fått på faktura. Du kan også betale via Vipps når du melder deg inn via skjema, men ikke for kontingentkrav påfølgende år. Ta aldri imot kontanter. 

  • Mulighet for sms-innmelding: Info finner du på nettsiden.