Digitalt fylkesårsmøte

Gå til: 

• Digitalt fylkesårsmøte på Teams
• Hvilke saker bør behandles på et digitalt årsmøte?
• Deltakere
• Ordstyring
• Votering
• Signering av regnskap og protokoller
• Forslag til møteregler

Digitalt fylkesårsmøte på Teams [Til toppen]

Sekretariatet kan være behjelpelig med den digitale løsningen Microsoft Teams. Likt opplegg som fylkesledermøtene.  

De fylkeslagene som ønsker digital gjennomføring av fylkesårsmøtet kan få bistand i form av tips og råd fra en organisasjonsrådgiver i forkant av møtet. Ved behov kan samme rådgiver være tilgjengelig under oppkobling og oppstart på selve møtedagen.  

Et digitalt møte må overholde fylkeslagets sine vedtekter i henhold til innkalling, sakspapirer og liknende. Delegatene må ha de samme rettighetene og like gode muligheter til å delta som i et fysisk møte. Til innkallingen burde møteregler og informasjon om digital gjennomføring ligge ved (inn lenke). 

Det er fylkesstyret som innkaller til årsmøte og fylkesstyret som må vedta at årsmøtet skal avholdes digitalt. I styrebehandlingen bør det komme fram at man har valgt en løsning for det digitale møtet som ivaretar medlemmenes rettigheter. 

Hvilke saker bør behandles på et digitalt årsmøte? [Til toppen]

Så lenge et digitalt møte avholdes i tråd med vedtektene, kan møtet behandle alle saker det normalt ville ha behandlet. Dere bør vurdere om noen av sakene kan utsettes til et senere årsmøte. Saker hvor dere ønsker mye debatt eller forventer mange, motstridende forslag kan være krevende å håndtere i et digitalt møte. Hvis dere ønsker å utsette saker, må årsmøtet selv vedta utsettelsen.  

Det er fullt mulig å ha en innleder under et digitalt møte og vi anbefaler en politisk innledning for å mobilisere flere medlemmer til å delta på årsmøtet og for å gi politisk skolering mens så mange medlemmer er samlet.   

Deltakere [Til toppen]

Sørg for at de samme deltakerne har tilgang til det digitale møtet som om fylkeslaget hadde hatt fysisk fylkesårsmøte. Det betyr både at dere må gi alle med møterett gode forutsetninger til å delta og god informasjon i forkant av møtet. Gjør det mulig for deltakerne å gi beskjed til noen som administrerer møtet dersom de ikke får tilgang til videomøtet eller møtechatten.  

Ordstyring [Til toppen]

Ansvarlig for møtet, ordstyrer og sekretær/referent bør logge seg på Teams en halvtime før møtestart. Etter hvert som møtedeltagerne logger seg på anbefaler vi at ansvarlig for møtet eller ordstyrer frem til møtestart ved jevne mellomrom ønsker velkommen og forklarer at det vil bli tatt lyd- og kameratest av alle fortløpende. Forklar at alle må slå av sin mikrofon for å ikke forstyrre møtet. 

Ansvarlig for møtet, ordstyrer og referent bør være ulike personer. Disse kan med fordel sitte i samme rom eller ha en effektiv måte å kommunisere på underveis i møtet. Dette vil forenkle møtegjennomføringen og vil forenkle votering (nærmere forklart under). 

Lag tydelige regler for møtegjennomføringen som møteleder gjennomgår ved møtestart. Det er viktig at alle deltakere er informert om hvordan man ber om ordet, replikk og lengde på taletid. Sekretær/referent bør føre en talerliste i et dokument som kan deles i Teams eller lese den opp med jevne mellomrom, så deltakerne vet om de står i kø eller ikke. Behold gjerne de samme tidsgrensene for innlegg og replikk som ved andre møter. Se vårt forslag til møteregler her. 

Videomøter kan være energikrevende å delta på. Legg opp til hyppige pauser så er dere sikre på at deltakerne henger med.  

Votering [Til toppen]

Sørg for at voteringer blir gjennomført på en forsvarlig måte. Husk å skille mellom deltakere som har stemmerett og de som ikke har det, for eksempel ved bruk av delegatnummer. Start møtet med opprop slik at antall stemmeberettigede blir avklart. 

Det er tre ulike måter å gjennomføre voteringer på: passiv, aktiv og skriftlig eller hemmelig stemmegivning.  

Det er enklest å gjennomføre votering ved passiv stemmegivning. De som støtter innstillingen, forholder seg i ro. Stemmer man mot innstillingen kan man skrive MOT i møtechatten.  

Ved aktiv stemmegivning ber ordstyrer om at de som er for viser dette. Alle som er for vedtaket, skriver FOR i møtechatten.  De som er mot, skriver MOT i møtechatten.  

• Eksempel: Møteleder: Alle som er for at budsjettet vedtas viser dette ved stemmegivning! De som er for at budsjettet skal vedtas skriver FOR i møtechatten, alle andre forholder seg rolig. Ordstyrer: De som er imot at regnskapet skal vedtas viser dette ved stemmegivning! De som er imot skriver MOT i møtechatten.  

Dersom noen krever skriftlig eller hemmelig votering, kan det lages et spørreskjema i appene Polly eller Forms. Dette må en som har bruker i Nei til EUs Teamsstruktur gjøre. Dersom det ikke er noen i møtet som har slik tilgang til Teams, må stemmene sendes på e-post eller sms til en person som oppnevnes som tellekorps. Tellekorps må oppnevnes i starten av møtet.  

Deltar noen medlemmer via telefon må de spørres av møteleder om sin stemme. Dette må forklares før voteringen begynner.    

Valg  

Valg med bare en kandidat bør gjennomføres med passiv stemmegivning. Ordstyrer spør om det er andre forslag. Er det ikke det så er kandidaten valgt. Dersom noen har benkeforslag så brukes en av de to andre metodene. For å lette avstemning under møtet oppfordrer vi til åpne valg, hvor en stemme avgis som en kommentar i møtechatten, der man skriver navn på person man ønsker å gi en stemme. 

Det er sekretæren/referenten i samspill med ordstyrer som har ansvar for at votering og valg går korrekt for seg. 

Signering av regnskap og protokoller [Til toppen]

Både ved fysiske og digitale møter er signering av regnskap og protokoller en kjedsom oppgave hvis det må gjøres manuelt og ikke alle er til stede. Regnskapet skal signeres av hele styret etter at det er styrebehandlet og godkjent, før det sendes til revisor. Årsmøteprotokollen skal signeres av én eller to deltakere, valgt på fylkesårsmøtet.  

Med digital signering er dette enkelt å løse. Gå til https://signering.posten.no/ og registrer fylkeslaget. Dette må gjøres av noen med signaturrett i Enhetsregisteret, typisk fylkesleder. Ved registreringen velger du privat bedrift og fyller inn et kort skjema. Deretter logger du inn på samme nettadresse, laster opp dokumentet (pdf, under 3 MB) som skal signeres, og legger inn e-postadressene og mobilnummer til de som skal signere. For regnskap skal hele styret signere (vara trenger ikke, men kan). De vil da få en link til å signere via Posten/Digipost med BankId enten med brikke eller mobil, og du får beskjed når alle har signert og kan deretter laste ned det ferdig signerte dokumentet.  

Løsningen koster 20 kr per person som skal signere, og har en begrensning på 10 signaturer per gang. Er det behov for flere enn 10, kan det deles opp i to runder. Dette kan være en enklere løsning enn å sende et dokument på rundtur i posten til alle styremedlemmene som ikke var fysisk samlet på et møte, eller til protokollunderskriverne fra årsmøtet. 

Forslag til møteregler for digitale årsmøte [Til toppen]

Nettmøter er annerledes enn et ordinært møte. Vær smidig, følg godt med og husk å ta pauser underveis.  

Ordstyring 

Ordstyrer må gjennomgå sakene i et rolig tempo, slik at alle holder tritt. Ansvarlig for møtet må i begynnelsen av møtet forklare for deltakerne hvordan møtet er tenkt gjennomført.  

I utgangspunktet kan ordinær forretningsorden brukes, med taletid.  

Deltakere  

Deltakere burde ha god internettforbindelse, sitte på et stille sted eller ha på øretelefoner, og slå av mikrofonen når de ikke snakker. 

Vi oppfordrer alle deltakere til å lese innføring i Teams- møte som ligger på våre nettsider her.  

Gjennomføring 

Start møtet med en gjennomgang for hvordan man ber om ordet og hvilke regler det er for bruk av møtechat og bruk av handsopprekningsikon.  

Sekretær/referent bør føre en talerliste i et dokument som kan deles i Teams eller lese den opp med jevne mellomrom, så deltakerne vet om de står i kø eller ikke. 

• For å tegne seg kan delegatene bruke enten handsopprekningsikonet eller tegne seg via møtechatten. Det anbefales å velge én av løsningene, så ingen er i tvil om dette, og det er enklere å ha oversikt. 

• Dersom handsopprekningsikonet er valgt, så kan du trykke på det når du vil ha ordet. Ordstyrer gir ordet når det er din tur. Når du har hatt ordet, trykk på handen for å ta den ned igjen. 

• Alternativt kan delegatene tegne seg til innlegg i møtechatten, ved å skrive «Innlegg» her.  

• Deltakere som deltar via telefon, må si sitt navn og bli tildelt ordet av ordstyrer før de begynner med sitt innlegg.  

• Tegning til replikk kan skje i møtechatten. Skriv «Replikk» og ordstyrer gir deg ordet før neste innlegg.  

• Beskjeder og tekniske spørsmål kan sendes i møtechatten og blir besvart av møteansvarlig.   

Lyd og bilde 

• Alle skrur av lyd når de ikke har ordet 

• Man skal ikke debattere i møtechatten, dette forstyrrer møtet og vanskeliggjør jobben til sekretær/referent 

• Det er veldig hyggelig om deltakerne har på kameraet sitt slik man ser hverandre. 

• Delegatene må ha PC eller nettbrett.  

• Teams fungerer i nettleserne Chrome, Edge eller Firefox.  

• Vi anbefaler bruk av hodetelefoner, eller sitte på et helt stille sted.  

• Det er viktig at du leser gjennom sakspapir forhånd.  

• Sjekk at møtelinken funker når du mottar den, ved å klikke på den og se om du kommer inn i et møterom.  

• Les veiledningen «Innføring i Teams-møte» nøye.  

• Ved spørsmål ta kontakt med møteansvarlig.    

Vi anbefaler at medansvarlig i møtet deler sitt telefonnummer slik at deltakere som har tekniske problemer kan ringe inn for bistand.