Fylkesstyrearbeid

I Nei til EU har vi 19 fylkeslag. Lagene er det organisatoriske og politiske bindeleddet mellom lokallagene og Nei til EU sentralt og fungerer som en politisk aktør på fylkesplan. 

05. aug. 2020

Gå til: 

Fylkesstyrene legger til rette for lokallagene og kontaktpersoner og er ansvarlig for å gjennomføre aktivitet i fylket der de bor.  

Fylkeslaget mottar halvparten av kontingentinntektene for medlemmene i fylket. Utbetalingen av disse inntektene skjer to ganger i året, samtidig som eventuelt utestående overfor Nei til EU sentralt motregnes. Fylkeslaget fordeler deretter penger til lokalleddet etter retningslinjer vedtatt på fylkesårsmøtet. 

Fylkesstyrene i Nei til EU består av flere medlemmer med ulike roller. Mer om de ulike rollene kan du se her. 

Fylkesårsmøte [Til toppen]

Alle fylkeslag og lokallag skal gjennomføre årsmøte en gang i året. Det er årsmøtet som legger den politiske og organisatoriske kursen for laget og som sikrer aktivitet i fylket. 

Les om digitale fylkesårsmøter her 

Fylkesårsmøtet er fylkets høyeste organ og skal godkjenne årsmelding og regnskap, arbeidsplan, budsjett, vedtekter og velge et fylkesstyre med ansvar for driften av fylkeslaget. Årsmøtet velger valgkomité, revisor og delegater til Nei til EUs landsmøte. Noen fylkeslag har separate møter som velger landsmøtedelegater. Lokallag, fylkesstyre og enkeltmedlemmer kan komme med forslag til saker til fylkesårsmøtet.  

Vi oppfordrer til å bruke organisasjonens normalvedtekter for fylkeslag.  

Tips til planlegging og gjennomføring av fylkesårsmøte [Til toppen]

Årsmøtet skal:   

  • Drøfte lokal virksomhet for lokallaget/fylkeslaget ved å vedta arbeidsplan og budsjett. 

  • Godkjenne regnskap.   

  • Velge styre. Styret bør velges slik at de gir en god geografisk, yrkesmessig, aldersmessig og politisk bredde. Det skal tilstrebes kjønnsmessig balanse.   

  • Velge leder blant styremedlemmene.   

  • Velge utsendinger til fylkesårsmøtet hvis fylkeslagets vedtekter fastsetter dette, eller for fylkeslagets del, velge landsmøtedelegater. Det skal tilstrebes kjønnsmessig lik representasjon, husk å konsultere vedtektene.   

  • Velge valgkomité (foreslåes av styret, ikke valgkomiteen).   

Før møtet:   

  • Styret fastsetter tid og sted for årsmøtet, leier lokale og ordner eventuell servering.    

  • Leder varsler valgkomiteen om møtet og frister, slik at de kan starte arbeidet med å sette sammen et nytt styre.    

  • Det kan være lurt å ha et kulturelt innslag eller politisk innledning for å mobilisere flere medlemmer til å delta på årsmøtet og for å gi politisk skolering mens så mange medlemmer er samlet.    

  • Leder skriver en årsmelding som inneholder all aktivitet i lokallaget i perioden, og økonomiansvarlig forbereder regnskapet for perioden. Styret godkjenner regnskapet og underskriver. Alle styremedlemmer i det styret som godkjenner regnskapet, skal skrive under. Revisor foretar revisjon av regnskapet, og må kontaktes av økonomiansvarlig i god tid før møtet. Underskrevet regnskap og revisorgodkjenning er påkrevd for at fylkeslaget skal kunne søke momskompensasjon.   

  • Styret bør også forberede en diskusjon om arbeidsplan og budsjett for kommende arbeidsår, og det er også fint om styret legger fram politiske uttalelser som årsmøtet kan ta stilling til.   

  • Styret lager en innkalling som inneholder sakliste, årsmelding, regnskap, og eventuelt forslag til arbeidsplan, budsjett og uttalelser.   

  • Medlemmene skal kalles inn til møtet minst 14 dager før. Det beste er å innkalle medlemmene gjennom e-post i tillegg til avis- og facebookannonser. Ofte har man ikke e-postadresser til alle, og da kan det sendes sms og brev. Husk at også Ungdom mot EU-medlemmer har fulle rettigheter i Nei til EU.   

  • Send innkalling og sakspapirer til fylkessek@neitileu.no, så legger vi ut i kalenderen på neitileu.no. Slik kommer møtet også med i det ukentlige nyhetsbrevet.   

  • På møtedagen må lederen forsikre seg om at alle som skal bidra, er på plass og klare for møte.   

  • Styret må ha en innstilling på hvem som skal være ordstyrer og referent/protokollskriver før møtet starter, samt hvem som skal underskrive protokollen.    

På møtet:   

  • Utfra styrets innstilling konstitueres referent, protokollunderskrivere og ordstyrere.   

  • Årsmøtet debatterer årsmeldingen og tar denne til etterretning. Husk at dette er styrets årsmelding, og årsmøtet kan bare vedta ev. merknader, ikke endringer annet enn rene faktafeil.   

  • Årsmøtet stiller eventuelle spørsmål om regnskap til økonomiansvarlig etter framlegging. Er årsmøtet fornøyd, godkjenner årsmøtet regnskapet. Revisormeldingen tas til etterretning.   

  • Årsmøtet kan vedta en arbeidsplan (eller gi dette ansvaret til det kommende styret).    

  • Årsmøte kan vedta budsjett (eller gi dette ansvaret til det kommende styret) og må i tilfellet ta høyde for tiltak de vedtok i arbeidsplanen.   

  • Eventuelle uttalelser blir vedtatt (eller avvist) i sin helhet etter diskusjon og stemming over eventuelle endringsforslag.   

  • Styret blir valgt etter at lederen for valgkomiteen har lagt fram innstillingen og svart på eventuelle spørsmål og debatt.    

  • Protokollunderskrivere får mulighet til å lese protokollen og godkjenne at alt er rett. Ofte må dette gjøres etter møtet per post.  

Forslag til saksliste:    

  • Leder ønsker velkommen   

  • Godkjenning av innkalling og sakliste   

  • Valg av ordstyrer, referent og protokollunderskrivere   

  • Politisk innledning, spørsmål og diskusjon   

  • Pause   

  • Leder legger fram årsmelding   

  • Økonomiansvarlig legger fram regnskap, og revisor legger fram revisormelding   

  • Arbeidsplan: Hva skal laget gjøre i perioden?   

  • Økonomiansvarlig presenterer forslag til budsjett   

  • Uttalelser   

  • Valg   

  • Avslutning, og underskriving av protokoll.    

Etter møtet:   

  • Fylkesstyret lager pressemelding om årsmøte. Hvem som nå sitter i styret og hvilken politikk som ble vedtatt.    

  • Send melding om nytt styre og gjennomført årsmøte til fylkeslag og det sentrale sekretariatet: Fra fylkeslag må vi som minimum få godkjent årsmøteprotokoll, årsmelding og underskrevet regnskap og revisormelding slik at vi kan utbetale fylkets andel av kontingenten samt kan søke om momskompensasjon på vegne av fylkeslaget. Alle i styret må underskrive regnskapet.   

  • Leder kaller inn til første styremøte for å starte arbeidet med det årsmøtet vedtok og fordele arbeidsoppgaver. Noen fylkeslag konstituerer også et arbeidsutvalg.   

  • Oppdatere opplysningene i Enhetsregisteret i Brønnøysund: Husk å få fødselsnummer på alle styremedlemmer og gjør et styrevedtak om signaturrett, helst på første styremøtet etter årsmøtet. Dette er viktig å få på plass, blant annet for å kunne ha disposisjonsrett over kontoer. Du kan få veiledning fra organisasjonsrådgiverne.   

Fylkesstyret [Til toppen]

Etter fylkesårsmøtet er det det nye fylkesstyrets oppgave å sørge for at vedtatte planer følges og at det opprettholdes aktivitet. Et sterkt fylkeslag har oversikt over arbeidsoppgaver og innsikt i styremedlemmenes roller. Det er viktig med spilleregler for hvordan man jobber og rutiner for oppfølging og gjennomføring. 

I tillegg mener vi det er viktig at man er raus og ærlig mot hverandre, samtidig som det er rom til gode diskusjoner med god takhøyde! Frivillig arbeid motiveres av engasjement –  husk at det skal være moro å jobbe med oppgaver i Nei til EU. 

For å få gjennomført planene for lokal- og fylkeslag anbefaler vi en tydelig ansvarsfordeling for ulike prosjekt og rapporteringsrunder på styremøtene for å sikre fremgang. Fortløpende evaluering av arbeidet i styret er viktig. Fordeler styret ansvaret for en oppgave til et styremedlem, må styret få rapport om utviklingen og resultatet, slik at styret har oversikt og kontroll. Lederen har et særskilt ansvar for å sørge for en god arbeidsfordeling, motivasjon og at folk får gjøre ting de har lyst til og er gode på.  Det må være rom for nye ideer og forslag som ikke er forankra i planer fra årsmøtet, spesielt dersom dette kan bidra til ny motivasjon og mer aktivitet i laget. 

Det er viktig at laget har mulighet til å handle spontant om den politiske situasjonen forandrer seg. Det er styrets ansvar at laget er synlig i media når det oppstår en ny politisk situasjon.  

Fylkesstyret har ansvar for å følge opp driften av laget. Økonomiansvarlig må ha tilsyn med regnskapsføringen og den økonomiske utviklingen i løpet av året. Noen lag har ekstern regnskapsfører, mens andre har økonomiansvarlig som gjør jobben. Det er styrets kollektive ansvar at økonomien er forsvarlig og at regnskapet blir ført og kan revideres før årsmøtet. Se økonomihåndbok

Henvendelser fra Nei til EU sentralt kommer i hovedsak til fylkesleder. Hun eller han må derfor sende disse videre og ta opp sakene i fylkesstyret, slik at fylkeslaget melder tilbake til sentralt og deltar på sentrale møter som rådsmøtet, fylkesledersamlinger og landsmøtet. Stopper informasjonen opp, kan fylkeslaget gå glipp av viktig informasjon, penger og innflytelse.  

Lokallag og kontaktpersoner [Til toppen]

I kommuner der det finnes medlemmer bør det også være et lokallag. I 1994 var det lokallag i de aller fleste kommunene i Norge. I dag  kan det være at det beste er å slå sammen tidligere lag hvis det kan føre til aktivitet lokalt, så lenge det geografiske området ikke blir for stort. Dette er en avveining fylkeslaget må ta.   

Kontaktpersoner  

I kommuner hvor det ikke er grunnlag for å danne lokallag, knytter Nei til EU til seg kontaktpersoner. Disse kontaktpersonene mottar post fra sentralledd og fylkeslag og forventes å følge opp for eksempel kampanjer i forbindelse med valg. Kontaktpersonene skal bidra positivt som talerør for Nei til EU i fylket og lokalsamfunnet.  

Valgkomité [Til toppen]

Valgkomitearbeid i Nei til EU - En veileder til gode valg av tillitsvalgte

Innhold

Last ned veilederen som PDF

Innledning

Valgkomiteen er et av Nei til EUs viktigste utvalg.  Arbeidet i valgkomiteen danner grunnlaget for valg av engasjerte og dedikerte tillitsvalgte, og for det arbeidet som styret og organisasjonen skal gjøre mellom fylkesårsmøtene. Arbeidet i valgkomiteen er avgjørende for at Nei til EU skal fortsette å være en velfungerende organisasjon.

Denne veilederen inneholder informasjon om valgkomiteens oppgaver og forslag til hvordan man kan organisere arbeidet og hva det er viktig at komiteen fokuserer på. Vi anbefaler at komiteen diskuterer innholdet i denne veilederen på sitt første møte, og bruker den aktivt underveis i arbeidet.

Fylkesstyrenes arbeid og ansvar er blitt stadig viktigere de siste årene. Et velfungerende, kompetent og riktig sammensatt fylkesstyre bidrar til utvikling av Nei til EU og at organisasjonen lykkes med sitt formål. Samfunnet endres raskt og digitalisering rokker ved mange etablerte arbeidsmønstre og utfordrer organisasjonen på en rekke områder. Det er viktig at organisasjonen utvikler seg i tråd med den digitaliseringen som skjer og imøtekommer utviklingen. Dette betyr at det nå stilles nye krav til hvordan fylkesstyrene burde settes sammen, med tanke på digital kompetanse for å kunne drifte fylkesstyrene.

En god prosess for å finne egnede styremedlemmer er derfor en viktig oppgave. Sekretariatets erfaringer at det ofte er fylkesstyrets leder eller fylkesstyret selv som kommer med tips til nye styremedlemmer, uten at det ligger en grundig prosess eller vurdering til grunn i valgkomiteen. Dette gir ikke nødvendigvis de beste resultatene da vi mener at valgkomiteens betydning er avgjørende for at organisasjons- og styrearbeidet skal fungere best mulig. Derfor har vi nå utviklet denne veilederen som inneholder informasjon for hvordan valgkomiteen burde organisere sitt arbeid.

Valgkomiteens sammensetning

I Nei til EU sine normalvedtekter for fylkeslagene slås det fast at det er fylkesårsmøte som velger valgkomite (jmfr. §4.5). Fylkesårsmøtet bør også bestemme hvordan arbeidet med valgkomiteen skal organiseres. Noen fylkes- og lokallag har lagt opp til en rulleringsordning på for eksempel tre medlemmer og et varamedlem, som hver sitter tre år, et medlem blir byttet ut hvert år. Det medlemmet som har sittet lengst er leder. Den som har vært varamedlem, rykker opp som fast medlem og sitter da tre år. På den måten slipper fylkesårsmøte å velge tre nye medlemmer hvert år samtidig som det sikres en viss kontinuitet i arbeidet.

Kandidater til valgkomiteen

Valgkomiteen bør være uavhengig av styret, og bør ha en geografisk og kjønnsmessig sammensetning som gjenspeiler vedtektene. Vanlig praksis er at fylkesstyret innstiller til medlemmer for neste periodes valgkomite overfor årsmøtet. Det bør legges til rette for at medlemmene kan komme med innspill til kandidater til valgkomiteen.

Valgkomiteens oppgaver

Valgkomiteens oppgave å foreslå et nytt fylkesstyre som fylkesårsmøtet kan velge gjennom å legge frem sin innstilling for fylkesårsmøtet. Oppgaven kan oppfattes enkel, men det er mange momenter som bør diskuteres. En fylkesstyrets sammensetning er avgjørende for hvor godt et fylkesstyre fungerer og utfører sine oppgaver. Å komponere et velfungerende fylkesstyre krever en grundig prosess. Det handler om å sette sammen et team med riktig erfaring, kunnskap, kapasitet, personlig egenskaper, evne til samhandling og til å kunne tenke nytt.  

Spørsmål som valgkomiteen burde drøfte:

  • Hvilken kompetanse trengs i styret? Er det for eksempel politiske saker som Nei til EU jobber med som styret trenger kompetanse på? Har fylkeslaget organisatoriske utfordringer som gjør man trenger styremedlemmer med organisasjonserfaring, eller trengs styremedlemmer med digital kompetanse som kan ta ansvar for sosiale medier, medlemsregister, nettpublisering, arrangere digitale fylkesstyremøte osv.?
  • Er det noen som er spesielt ønsket fra fylkeslaget? En valgkomite er først og fremst satt for å representere fylkeslaget og enkeltmedlemmene. Valgkomiteen bør derfor drøfte, eventuelt undersøke om fylkeslaget har noen spesielle ønsker eller tilbakemeldinger som valgkomiteen må ta hensyn til. Kanskje er det ønske fra enkeltmedlemmer om mer aktivitet og flere åpne møter. Da er det tilbakemeldinger valgkomiteen bør ta hensyn til når de leter etter kandidater til et nytt styre.  
  • Hvordan sikrer vi god alderssammensetning, politisk bredde og spennende diskusjoner i det nye styret? Gode diskusjoner og nytenkning i en organisasjon fordrer at de som sitter i styret har ulik bakgrunn og ulike innspill. Valgkomiteen bør sikre at innstillingen man legger fram sikrer en bredde i det nye styret.  
  • Er det noen fra andre organisasjoner i nei-alliansen det er viktig å ha med? For Nei til EU som folkebevegelse og koordinator på nei-sida i norsk politikk er dette et viktig punkt for valgkomiteen. Det beste samarbeidet i nei-alliansen sikres ved at man har medlemmer fra andre organisasjoner og miljøer i fylkesstyret.
  • Stiller vedtektene noen krav til styrets sammensetning? Nei til EUs vedtekter har flere paragrafer som valgkomiteen må ta hensyn til. Blant annet:
    • § 5 som sier at styret må bestå av minst fem medlemmer. Og at det skal være god geografisk, yrkesmessig, aldersmessig og politisk bredde.
    • § 5 som sier at «hvert kjønn skal være representert med minst 40%»
    • Det er viktig at valgkomiteen undersøker med sittende fylkesstyre om fylkeslaget har egne vedtekter de må ta hensyn til.

Instruks for valgkomiteen

Flere organisasjoner, lag og foreninger har en instruks for valgkomiteen som er godkjent av fylkesårsmøtet. Dette anbefales for Nei til EUs sine valgkomiteer også. Å utarbeide en slik instruks er god praksis, og sikrer at valgkomiteens oppgaver og ansvar ivaretas og at det arbeides konsistent og systematisk over tid. Instruksen burde omhandle bl.a. komiteens formål og overordnede ansvar, sammensetning, funksjonstid, oppgaver, møteinnkalling- og protokollføring, veiledning om vurdering av kandidater, veiledning om arbeidet i komiteen, anbefalinger om dialog med styret, samt veiledning om innstillingens form og informasjonskrav. I vedlegget til denne veiledningen kan du finne eksempel på en instruks for valgkomiteen.

Valgkomiteens arbeidsform og forventninger

En valgkomite skal jobbe sammen over lengre tid, ofte ha tøffe diskusjoner og ta viktige avgjørelser. Da er det viktig at man starter arbeidet med å klargjøre forventninger man har til hverandre og til arbeidet i komiteen. Da blir arbeidet blir enklere og mer effektivt, og sjansen for misforståelser blir mindre hvis man i forkant har klargjort hvilke forventninger man har til arbeidet og til hverandre.

Forslag til diskusjonspunkter:

  • Hvilket ansvar skal de ulike medlemmene ha, hvordan vil komiteen fordele arbeide
  • Hvor involvert skal komitemedlemmene være i ulike deler av arbeidet?
  • Hvordan skal komiteen kommunisere og dele informasjon? Hvordan skal diskusjoner foregå?
  • Hvor mange møter skal komiteen ha?
  • Hvor tilgjengelig skal komitemedlemmene være? Hvor raskt bør e-post besvares, og hvor lang tid i forveien bør det varsles om for eksempel et telefonmøte?
  • Hva forventes av lederen av komiteen?

Det er ikke nødvendigvis meningen at komiteen skal utarbeide et sett med faste regler for arbeidet. Bare det å ha diskutert det og gitt komitemedlemmene muligheten til å klargjøre forventninger, reduserer sjansen for misforståelser underveis i arbeidet. Ofte er det også sånn at man har forventninger uten at man er helt klar over det, og diskusjonen gjør at man blir bevisst på dem

Hva er offentlig informasjon, og ikke?

En valgprosess handler om enkeltmennesker og motiverte medlemmer som ønsker å gjøre en jobb, uansett om man sitter i valgkomiteen eller man er aktuell kandidat til et fylkesstyreverv. Når det handler om enkeltmennesker er det spesielt viktig at man er bevisst på hva man forteller til andre og ikke. Det er stor sjanse for at komiteen i løpet av arbeidet får informasjon eller har diskusjoner som er fortrolig og ikke skal gjøres offentlig. Det er ikke akseptabelt at komitemedlemmer lekker denne typen informasjon. Det gjør prosessen vanskeligere for hele organisasjonen, for kandidatene og for valgkomiteen. Derfor er det viktig at komiteen tar en runde på hva som er offentlig og ikke.

Eksempler på hva som er offentlig og ikke offentlig:

  • Lokallagenes innspill på kandidater - offentlig
  • Hva kandidatene har sagt under intervju – ikke offentlig
  • Hvem som ønsker gjenvalg - offentlig
  • Hvem i komiteen som støtter de ulike kandidatene – ikke offentlig
  • Hvorfor du støtter akkurat den kandidaten – offentlig

 

Krav til fylkesstyresammensetning

Det finnes en del minstekrav til sammensetningen av et fylkesstyre, vanligvis nedfelt i fylkeslagets vedtekter/valgkomiteinstruks, som valgkomiteen må ta hensyn til. For eksempelstyrets størrelse, geografisk spredning, kjønnsbalanse, alderssammensetning m.m. Vi har ikke for mange eldre i Nei til EU, men vi trenger flere yngre. I tillegg vil det i mange tilfeller også være aktuelt å knytte en del kompetansekrav som kan påvirke styrets sammensetning, se avsnitt under.

Kompetansekrav og -behov i fylkesstyret

Fylkesstyret må ha tilstrekkelig kompetanse til å løse sine oppgaver på en god måte, og ta hensyn til Nei til EUs vedtatte politikk, målsettinger, planer og vedtekter.  Det er også viktig at noen av styrets medlemmer har kompetanse innen digitale verktøyer, og kan tilegne seg kunnskap for å håndtere medlemsregister og publiseringsverktøy for Nei til EUs hjemmesider.

Når det gjelder økonomi og regnskap, er det viktig at slik kompetanse tas inn i styret, enten med fullt økonomiansvar inkludert regnskapsføring, eller som økonomiansvarlig/kasserer med ekstern regnskapsføring.

Fylkesstyret bør settes sammen på en slik måte at de møter disse forventningene og griper disse mulighetene for å sikre en god organisatorisk drift av organisasjonen. Vi anbefaler valgkomiteen til å lese på Nei til EU sine nettsider om fylkesstyrearbeid og å snakke med sittende fylkesstyre før de starter arbeidet med å finne aktuelle kandidater

Gjenvalg eller ikke gjenvalg?

Heldigvis er det mange dyktige tillitsvalgte som takker ja til gjenvalg i Nei til EU. Valgkomiteen kan derfor velge å gjøre sitt arbeid enkelt ved å innstille gjenvalg på alle som ønsker det. Det anbefales allikevel at man tar en grundig evaluering og vurdering av hva som trengs av de som sitter i fylkesstyret, og vurderer om de som ønsker gjenvalg har den kompetansen man ønsker i det nye fylkesstyret, eller om man denne gangen ønsker å se seg som etter annen erfaring. Samfunnet, politikken og den politiske debatten forandrer seg og da må Nei til EU også oppdatere seg. Å få inn nye tillitsvalgte, med nye innspill, er en viktig del av dette arbeidet.

Hvor finner man tillitsvalgte?

Dette er spørsmål de fleste valgkomiteer har slitt med fra tid til annen i arbeidet. Man har plasser å fylle i valgkomiteens innstilling, men hvor finner man de menneskene som kan bekle vervene? Det er viktig at alle i valgkomiteen bidrar i dette arbeidet og at man sammen kommer opp med navn på aktuelle kandidater. Her bør valgkomiteens medlemmer tenke gjennom om de kjenner personer i egen omgangskrets, om de har hørt om noen, møtt noen i andre organisasjoner osv. som kan være aktuelle. Et godt alternativ er å ta kontakt med andre organisasjoner i nei-alliansen for å høre om de har tips til aktuelle kandidater. Husk å ha vedtekter og kompetansekrav i bakhodet når man leter etter kandidater. Valgkomiteen burde ha oversikt over Nei til EU sine sentrale arrangement og aktivitet da det kan være et godt argument for å rekruttere nye fylkesstyremedlemmer.

Godtgjørelse til styrets medlemmer

Dersom noen av Nei til EUs fylkeslag har honorering av styremedlemmer, så må dette stå i forhold til den arbeidsmengde og det ansvaret vervet innebærer. I fastsettelsen av honorar kan det være nyttig å innhente informasjon om styrehonorarer i andre tilsvarende organisasjoner. Det er ikke vanlig med honorering av styreverv på fylkeslagsnivå i Nei til EU. Men utgifter i forbindelse med deltagelser på arrangement blir dekket.

Avslutning

Denne manualen vil danne et godt grunnlag for et godt valgkomitearbeid i fylkeslagene. Vi anbefaler at valgkomiteene får tilsendt dette dokumentet og instruksen for valgkomitearbeid like etter at fylkesårsmøtene er avholdt og valgkomiteer er valgt. Valgkomiteene bør i neste omgang avholde et kort møte for å gjøre seg kjente med denne manualen og instruksen samt legge en plan for det videre arbeid.

Lykke til med et viktig arbeid.

 

Forslag til instruks for valgkomiteene i Nei til EUs fylkeslag

Last ned denne instruksen som word-dokument.

Denne instruksen gjelder for fylkeslagets valgkomite. Valgkomiteen har et viktig verv og deres arbeid kan få stor betydning for virksomheten i fylkeslaget i de kommende år.

1. Valgkomiteens sammensetning bør minimum være 1 leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem.

2. Valgkomiteens arbeidsoppgave er å forberede og gjennomføre valgene på årsmøte etter fylkeslagets vedtekter og innebærer å:

  • Skaffe oversikt over hvilke kandidater/verv som er på valg og for hvor lang tid de skal velges. Innad i fylkesstyrer/utvalg skal valgkomiteen innstille til de enkelte verv når dette vervet er spesifikt nevnt i fylkeslagets vedtekter.
  • Skaffe informasjon over hvilke oppgaver de forskjellige verv innebærer.
  • Skaffe oversikt over frasigelser av tillitsverv og innkomne forslag til nye tillitsmenn/-kvinner.
  • Utarbeide forslag til valg av tillitsmenn/-kvinner på årsmøtet i henhold til fylkeslagets vedtekter. Varamedlemmer til styret bør være i nummerert rekkefølge.

Dette gjøres best ved å:

  •  
  • Snakke med tillitsvalgte først om hvem som ønsker å fortsette og om de har forslag på nye kandidater.
  • Sende ut forespørsel til fylkeslagets medlemmer om det er noen som kan tenke seg å stille seg disponibel, eller om de har tips til andre.
  • Sende forespørsel til våre samarbeidspartnere i Nei-alliansen om de har forslag på kandidater.
  • Påse at alle foreslåtte kandidater er forespurt, at de er kjent med vervets innhold og varighet, og har sagt seg villig til å stille på valg.
  • Påse at personer som ikke fraskriver seg gjenvalg blir forespurt før de settes opp igjen på gjenvalg eller foreslås til annet verv.
  • Merke deg ivrige, positive personer blant personene på årsmøtet. Følg opp gjennom årets løp ved å merke deg personer som viser positiv innstilling til fylkeslagets arbeid.
  • Starte «forarbeidet» så tidlig som mulig. Ta personlig kontakt med mulige kandidater – oppsøkende virksomhet gir best resultat. I den utstrekning det finnes instrukser for de ulike tillitsverv, bør disse presenteres for kandidatene.
  • Hele tiden ha for øyet at et styre eller et utvalg skal være en enhet og at det er det de får utført sammen, som vil telle.
  • Påse at eventuelle frasigelser av verv blir avklart i god tid (minst 4 uker før årsmøtet).

3. Valgkomiteens leder skal sørge for fordeling av oppgavene i komiteen.

4. Fylkesstyret innstiller til ny valgkomite, og velges av fylkesårsmøtet. 

5. Valgkomiteen skal av fylkeslagets leder i god tid før fylkesårsmøtet få seg forelagt liste over de som ble valgt på foregående fylkesårsmøte.

6. Valgkomiteens leder skal på fylkesårsmøte gjøre rede for komiteens arbeid og innstilling.

7. Valgkomiteens innstilling skal være fullstendig, foreligge skriftlig og distribueres til årsmøtedeltakerne før endelig åpning av fylkesårsmøtet. Dersom valgkomiteens innstilling ikke er fullstendig, skal den ikke fremlegges før alle tillitsverv er besatt. Dersom det er praktisk mulig bør valgkomiteens innstilling foreligge så tidlig at den kan sendes ut sammen med sakspapirene til fylkesårsmøtet, eventuelt legges ut på fylkeslagets hjemmeside www.neitileu.no

8. Valgkomiteens arbeid anses ikke som avsluttet før alle tillitsverv er besatt.

9. Valgkomiteens arbeid og diskusjoner er ikke gjenstand for offentliggjørelse utover den endelige innstilling over foreslåtte kandidater.

10. De kandidater som valgkomiteen har innstilt, føres opp til valg. I tillegg kan årsmøtedeltakere fremme forslag på andre kandidater under fylkesårsmøtet, men forslagsstillerne må dokumentere at kandidaten er forespurt og har sagt seg villig til å stille til valg.

Hvordan starte opp lokallag [Til toppen]

Initiativet til å starte opp lokallag kan komme fra kontaktpersoner, fylkeslag og medlemmer bosatt i kommunen, samt lokallag i nei-parti og organisasjoner i kommunene. Nedenfor følger en oversikt over hva du bør gjøre før, under og etter et oppstartsmøte.   

Før møtet:  

  • Ta kontakt med fylkeslaget for å få oversikt over medlemmene og eventuelle kontaktpersoner i kommunen.  

  • Ta deretter kontakt med kjente medlemmer og kontaktpersoner for å kartlegge ønsket om og muligheten for et lokallag.   

  • Finn et lokale til arrangering av oppstartsmøte, dette koster ofte penger. Bibliotekene har gratis møterom for åpne måter. Noen ganger fins det penger fra tidligere lokallag (dette veit gjerne tidligere medlemmer av lokallag) ellers vil fylkeslaget vanligvis dekke utgiftene for oppstart.   

  • Kontakt lokale nei-parti og organisasjoner og inviter dem til oppstartsmøte. Kanskje de har noen som vil sitte i et interimstyre (et midlertidig styre)?   

  • Nå er det på tide og finne personer som kan tenke seg å sitte i interimstyret. For å kunne være et interimstyre må det finnes tre personer og en må være leder. Interimstyret har som oppgave å forberede det første årsmøtet i lokallaget. Før oppstartsmøtet starter bør et forslag til interimstyre være klart.  

  • Fastsett tid for oppstartsmøte.  

  • Inviter deretter alle medlemmer til oppstartsmøte. Mange av medlemmene kan kontaktes ved bruk av e-postadresse eller sms, men nettsida, plakater og løpesedler, samt annonser i lokalaviser og på Facebook er også nyttige verktøy.  

 Under møtet:   

  • Gjennomføringen av oppstartsmøte er lik et vanlig lokallagsårsmøte (dette kan du lese om i neste kapittel), men det kan ofte være hensiktsmessig å utsette noen vedtak til et ordinært årsmøte.   

  • Møtets viktigste oppgave er å velge et interimstyre.   

  • Noter også kontaktinformasjon på deltagere på møte og oppfordre alle som eventuelt ikke er medlem til å melde seg inn. Dette kan de gjøre på Nei til EUs hjemmeside eller via sms.   

Etter møtet:   

  • Interimstyret sender ut pressemelding om oppstart av nytt lokallag.  

  • Interimstyret sender melding til fylkeslaget og det sentrale sekretariatet om oppstartsmøte og hvem som utgjør interimstyret.   

  • Leder kaller inn til styremøte for å konkretisere arbeidsplanen og fordele ansvar.   

  • Fastsetting av dato for lagets første årsmøte. Dette vil variere ut ifra hvilke vedtak som ble fattet på oppstartsmøtet.  

Rollebeskrivelse for medlemmene i styret  

Styreleder  

Styrelederen jobber for at styret samarbeider godt, delegerer ansvar og fordeler oppgaver. Styreleder har hovedansvar for at fylkesårsmøtes vedtak følges opp og er pådriver for aktivitet i laget.  

I samarbeid med sekretær setter styreleder opp dagsorden for styremøter og medlemsmøter og sørger for korrekt innkalling til fylkesårsmøte. Styreleder må være orientert om lagets økonomi, sørge for at nestlederen er godt informert og ta ansvar for at styret holder seg innenfor Nei til EUs retningslinjer og vedtekter. 

Styreleder representerer styret når de ikke er samlet og deltar jevnlig på fylkesledermøter på gjennom Microsoft Teams, to årlige fylkesledersamlinger, rådsmøter og landsmøte. 

Tips til leder:  

Husk å delegere! Ingen fylkesleder kan gjøre alt alene. Sørg for at fylkesstyremøtene blir arbeidsmøter der oppgaver fordeles og rapporteres fra, slik at mange blir involvert.  

Send informasjon videre. Nei til EU sentralt sender mange e-poster og mye informasjon som fylkeslaget må besvare eller reagere på. Om disse ikke blir besvart kan fylkeslaget gå glipp av både penger, informasjon og deltakelse. 

Vær synlig. Ved å være synlig som fylkesleder, blir flere kjent med Nei til EU. Skriv leserbrev, still opp i debatter og send informasjon til medlemmene. 

Nestleder  

Nestlederen skal til enhver tid kunne overta lederens oppgaver og avlaste lederen ved behov. Nestlederen bør også ta sin del av styrets mange oppgaver. Det er viktig med et godt samarbeid mellom leder og nestleder, og det bør finnes en definert arbeidsdeling. Nestleder kan gjerne ha noen faste oppgaver.  

Økonomiansvarlig / Kasserer 

Se under økonomiarbeid i laget.

Sekretær 

Sekretæren dokumenterer arbeidet i laget. Som sekretær burde man kunne bruke PC og e-post som arbeidsverktøy. 

Hovedoppgavene er å skrive referat fra styremøter, skrive årsmelding og årsmøteprotokoll og sørge at all informasjon om valg og andre vedtak på årsmøtet sendes inn til Nei til EU sentralt snarest mulig etter årsmøtet. Sammen med leder har sekretær ansvar for kunngjøring av møter og for at mobilisering i ulike kanaler gjennomføres. 

Tips til sekretær:  

Skriv referatene underveis eller rett etter møtene. Skriv kort, men informativt. Bruk gjerne nummer på dagsorden, både på innkalling og i referatet. Det gir god oversikt over styrebehandlingen. Alle vedtak skal formuleres slik at de kan stå alene, og at de som ikke har vært på møtet forstår hva saken gjelder. Referater og innkallinger bør sendes ut på e-postlista for fylkesstyret slik at alle er sikret informasjonen, og slik at sentralt kan lagre referatene for ettertida. 

Styremedlemmer  

Styremedlemmer er ansvarlig for øvrige arbeidsoppgaver etter fordeling av leder og/eller styret. Vi anbefaler at styremedlemmer kan ha rolle som medlemsansvarlig og studieansvarlig. Noen fylkeslag har kvinnepolitisk ansvarlig og fagligpolitisk ansvarlig. 

Medlemsansvarlig  

Medlemsansvarlig har tilgang til medlemsregisteret Hypersys og sørger for at nye medlemmer får en god velkomst i fylkeslaget. Vi anbefaler alle fylkeslag å ha en medlemsansvarlig som gjennomfører opplæring i Hypersys og som slik får oversikt over antall betalende medlemmer, medlemslister og statistikk.   

En av de viktigste oppgavene til medlemsansvarlig er å sikre aktivitet i fylkeslaget under Nei til EUs årlige vervekampanje og å følge opp at fylkeslaget har gode planer for rekruttering.  

Studieansvarlig   

Vara  

Trer inn som styremedlem om noen i styret melder fravær og blir vanlig styremedlem hvis et styremedlem trekker seg. Mange fylkeslag har møtende vara, dvs. at alle møter på styremøtene, men bare det antallet som tilsvarer faste styremedlemmer har stemmerett. 

 

Forslag til struktur for lagring av fylkeslagets dokumenter  [Til toppen]

Last ned som en PDF.

Under er forslag til oppbygging av en struktur for lagring av dokumenter i fylkeslagene. Vi har også med forslag til alternative arbeidsverktøy. Strukturen er lik den vi bruker på den sentrale hovedserveren. Fylkeslaget står helt fritt til selv å bestemme mappene sine og innhold, men vi anbefaler på det sterkeste at alle lag har god orden. Årsmøteprotokoller, styringsdokumenter, økonomi og mappe for aktivitet er mapper vi råder alle til å ha som et minimum. 

Mappestruktur:  

  1. Årsmøte 

  2. Styringsdokumenter  

  3. Økonomi 

  4. Skolering 

  1. Aktivitet 

  1. Arbeidsgrupper  

  1. Øvrig /Arkiv 

Forslag til sortering i mappestruktur  

  1. Årsmøte 

  1. Planlegging og gjennomføring av årsmøte 

  1. Sakspapirer  

  1. Årsmøteprotokoller 

  1. Diverse 

  1. Styringsdokumenter  

  1. Vedtekter  

  1. Fylkesstyrets oppgaver og roller  

  1. Stiftelsesdokumenter 

  1. Andre viktige dokumenter 

  1. Økonomi 

  1. Kasserer 

  1. Søknader 

  1. Rapporter 

  1. Fakturaer 

  1. Momskompensasjon  

  1. Brønnøysund 

  1. Arkiv  

  1. Skolering 

  1. Politisk skolering 

  1. Organisatorisk skolering 

  1. Øvrig studiearbeid  

  1. Aktivitet 

  1. Lokallag og kontaktpersoner 

  1. Leserbrev/ utadrettet virksomhet 

  1. Nei-allianse 

  1. Medlemsoversikt  

  1. Epostlister  

  1. Møtevirksomhet  

  1. Kurs  

  1. Arbeidsgrupper  

  1. Landsmøtegruppen 

  1. Studiegruppen 

  1. Standsgruppen 

  1. Hypersysgruppen  

  1. Nettsidegruppen  

  1. Øvrig /Arkiv  

  1. Studieforbund 

  1. Historikk 

  1. Tidligere år / usortert / ukategorisert   

Tips: arbeid systematisk med dokumenter i en mappe, for eksempel i mappen for arbeidsgrupper, når arbeidet med dokumentet er ferdig og det er klart for å deles kan det legges i tematisk riktig mappe.  

Eksempel: Studiegruppen jobber med et leserbrev om strømpriser i sin mappe under 6. Arbeidsgrupper – 2. Studiegruppen. Når arbeidet er ferdig og er gått til avis kan det legges i mappe 5. Aktivitet – 2. Leserbrev.  

På den måten vil andre medlemmer i fylkesstyrene kunne gå inn å se på hva som jobbes med i mappe 6 og hva som er ferdigstilt i mappe 5.   

Fortsatt innsending av dokumenter til sentralt på epost: fylkessek@neitileu.no  

I dag har vi en ordning hvor alle fylkeslagene sender inn årsmøteprotokoller, signert regnskap, årsmelding, vedtekter og fylkesstyreferater til lagring på Nei til EUs hovedserver. De tre førstnevnte er det krav til å sende inn for å få utbetalt kontingentrefusjon. Det svært viktig at fylkeslag forsetter å sende inn disse dokumentene. Lagrede dokumenter på hovedserver vil være sikret og tilgjengelig for ettertiden, i tilfelle dette skulle komme bort i fylkeslagene – det er også en av hovedgrunnene til at vi ønsker at fylkesstyrereferater sendes inn.  

Arbeidsverktøy  

Det finnes flere gode arbeidsverktøy man kan benytte seg av når man lager en «skyløsning for lagring av dokumenter» for fylkeslaget. Under presenterer vi tre ulike forslag. Organisasjonsavdelingen vil ikke drive opplæring eller fjernhjelp i bruk av arbeidsverktøyene, det må fylkeslagene finne egne løsninger på.  

Microsoft Office 365 

Microsoft Office er en programvarepakke med ulike programmer tilpasset kontorbruk. Pakkene leveres for både Microsoft Windows og Apple Macintosh-maskiner.  

Microsoft 365 inkluderer Office-programmer som Word, PowerPoint og Excel i tillegg til epostprogrammet Outlook og Microsoft Teams som man kan bruke for digitale møter.  

Man får lagringsplass på Internett og skytilkoblede funksjoner for samarbeid på filer i sanntid.   

Sentralt bruker vi Microsoft Office

365 med bedriftsabonnement. Programmet har en kostnad på om lag 1300,- pr bruker pr år. IT-ansvarlig hos Nei til EU kan bistå med fjerninstallasjon av Office 365. Dette er et engangstilbud.  

For mer informasjon sjekk Microsoft sine nettsider.

Google Dokumenter 

Google Dokumenter er bygd opp helt rundt skyløsninger og lever i nettleseren. Det betyr at du ikke trenger å installere noe på datamaskinen for å bruke det. Google sin gratis-pakke tilbyr de samme tjenestene for kontorbruk som Microsoft Office 365, men i en noe enklere versjon. Google sine tjenester er veldig godt tilrettelagt for at flere styremedlemmer kan samarbeide om dokumenter.   

I tillegg til tekstbehandling, regneark og presentasjoner får man epostprogrammet Gmail, delt kalender, videomøteløsningen Google Meet og samarbeidsverktøyet Google Chat.  

Alle slags dokumenter kan lagres i Google Disk. Lagringsplassen som følger med gratis vil dekke mange lag sine behov, men kan også utvides. Vi anbefaler å opprette en gratis Google-konto for fylkeslaget og at hvert enkelt styremedlem har sin egen Google-konto for å kunne samarbeide og delta på nettmøter. Gratis-kontoen har 15 GB lagringsplass. Trenger man mer plass kan det utvides til 100 GB for 170 kroner per år.  

Vår erfaring er Google Dokumenter enklere å få oversikt over og å bruke enn Microsoft Office. 

For mer informasjon sjekk Google sine nettsider.

Dropbox  

Dropbox er en enkel skylagringsløsning, men mangler de andre kontor- og samarbeidsverktøyene som Microsoft Office og Google Dokumenter har. Gratisversjonen av Dropbox har bare 2 GB lagringsplass, men det kan utvides til 2000 GB for ti euro i måneden. Dersom laget bruker Office eller Dokumenter er det ikke noe poeng å bruke Dropbox i tillegg.  

For mer informasjon sjekk Dropbox sine nettsider.