Økonomi

Her finner du alt fra generell informasjon og økonomihåndbok til regnskapsmaler og andre nyttige skjemaer i bunn av siden. 

Økonomiarbeid i laget 

Nøkkelen til godt arbeid er økonomisk handlerom i laget. Det er derfor svært viktig at laget har en ansvarsfull økonomiansvarlig som tar seg av økonomien, og at resten av styret er med på å følge opp økonomien ved å stille spørsmål og holde seg oppdatert. Fylkeslagene i Nei til EU får halvparten av kontingentpengene fra medlemmene i fylket. Disse pengene fordeles videre til aktive lokallag etter fordelingsnøkkel vedtatt på fylkesårsmøtet. Det er også mulig å skaffe bedre økonomiske rammer ved å søke penger hos forskjellige aktører eller fra f.eks. Grasrotandelen.  

Økonomiarbeidet skal ikke være en byrde eller til hinder for aktivitet og entusiasme. Er det ingen i fylkesstyret som ønsker eller kan ta på seg oppgaven som økonomiansvarlig, er det mulig å utpeke en kasserer som følger opp arbeidet i samarbeid med et eksternt regnskapsbyrå. Det vil ofte lønne seg hvis alternativet er at økonomiarbeidet ikke blir gjort grundig og i tide. 

I økonomihåndboka som ligger lenger ned på denne siden finner du mer utdypende informasjon om økonomiarbeidet i fylkes- og lokallag gjennom styreåret.  

Bankkonto og kort 

Alle lokal- og fylkeslag bør ha egen bankkonto tilknyttet sitt egne organisasjonsnummer. For å endre hvem som har tilgang til kontoen må lagets oppføring i Brønnøysundregisteret oppdateres. Da trengs protokoll fra årsmøtet og personnummeret til alle styremedlemmer.  

Les mer her: Brønnøysundregistret 

For å forenkle innkjøp til fylkeslaget, anbefales det at én i fylkeslaget har et kredittkort for fylkeslaget. Hvis det f.eks. er noen andre eller to i fellesskap som godkjenner fakturaer for kortet, kan det holdes en løpende oppsikt med kortbruken. F.eks. kan fylkeslaget søke om kredittkort hos AgriCard eller i den banken som brukes til driftskonto.

Momskompensasjon  

Momskompensasjonsordninga er en tilskuddsordning som administreres av Lotteri og stiftelsestilsynet. Formålet med ordninga er å fremme frivillig aktivitet gjennom å kompensere for kostnader som frivillige organisasjoner har hatt til merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester. Hvert lokal- og fylkeslag kan søke kompensasjon for sine samlede driftskostnader (unntatt finanskostnader) fra revidert regnskap som er godkjent på lagets årsmøte.  

Nei til EU sentralt organiserer og sender inn søknaden til Lotteri- og stiftelsestilsynet på vegne av alle lokal- og fylkeslag som ønsker å motta momskompensasjon. Det er for flere lag betydelige pengebeløp som mottas i momskompensasjon, derfor kan det være svært lønnsomt for laga å sette av litt tid for å samle inn den nødvendige dokumentasjonen som kreves. For å motta momskompensasjon, så må følgende være på plass:  

Laget må være registrert i Frivillighetsregistret. Registrering i Frivillighetsregisteret gjøres via Brønnøysundregistrene. For å bli registrert i Frivillighetsregisteret, må laget først være registrert i Enhetsregisteret. Les mer om hvordan du kan registrere laget i Frivillighetsregisteret her: Registrer lag i Brønnøysundregistret  

Årsmelding, godkjent av årsmøtet

Godkjent og signert årsregnskap. Regnskapet signeres av det styret som godkjente regnskapet. I de aller fleste tilfeller vil det derfor være det avtroppende styret som signerer regnskapet, ettersom regnskapet normalt sett skal godkjennes av styret før årsmøtet avholdes. Det skal signeres fysisk på selve regnskapsarket, på det arket der regnskapstalla som skal føres inn i momskompensasjonssøknaden kommer frem, og alle valgte styremedlemmer må signere (ikke varamedlemmer). Tips: Signer regnskapet med en gang det blir godkjent i styremøtet. Da er styret samlet på ett sted, fortrinnsvis på styremøtet og/eller årsmøtet. Da slipper man den tidkrevende prosessen med å samle inn underskrifter i etterkant. Er ikke alle til stede, kan det enten signeres fysisk i etterkant eller signeres elektronisk (f.eks. Posten Esignering eller Visma Sign. Det er det signerte regnskapet som skal godkjennes av årsmøtet, og som skal sendes til sentralt ifm. mva-kompensasjonen. 

Revisorberetning, signert av årsmøtevalgt revisor(er).  

Årsmøteprotokoll, signert av protokollunderskrivere.  

Søknadsskjema som er utfylt. Dette er et internt skjema som Nei til EU bruker. Her føres opp navn på fylkes-/lokallaget, organisasjonsnummer, kontonummer, navn og kontaktopplysninger til kontaktpersonen, samt hvilke grunnlagsbeløp (samlede driftskostnader unntatt finanskostnader) det søkes momskompensasjon på.  

Alt av dokumentasjon må sendes inn til fylkessek@neitileu.no så snart årsmøtet er gjennomført, eller innenfor en fastsatt frist, for å ta del i momskompensasjonsordninga. Leder og kasserer i fylkeslaget får e-post fra Nei til EU sentralt med informasjon om momskompensasjonsordninga i god tid før fristen, som oftest er lagt til forsommeren. Manglende søknad eller ufullstendig dokumentasjon fører til at fylkeslaget går glipp av inntekter.    

Kontingentutbetalinger og fylkesoppgjør  

Hvert år har Nei til EU ut to kontingentutbetalinger til fylkeslagene. For å unngå å sende fakturaer frem og tilbake, samles også kostnadene for de sentrale arrangementene og enkelte andre vedtatte andeler, sammen med kontingentutbetalingen i et fylkesoppgjør to ganger i året, etter 1. kvartal og etter 4. kvartal. Utbetalingene skjer i april/mai (for 1. kvartal) og i januar/februar påfølgende år (for 2., 3. og 4. kvartal).  

Med begge utbetalingene får fylkeslagene utbetalt halvparten av kontingentinntekten for medlemmene i laget som inntekt. Fylkeslagene i Nei til EU skal levere inn regnskap og årsmelding til Nei til EU sentralt, senest 30 dager etter avholdt årsmøte. Sentralleddet har rett til å holde igjen kontingentrefusjonen til fylkeslag som ikke leverer inn regnskap/årsmelding, eller også ikke avholder årsmøte. (Vedtektenes § 11) 

1. kontingentutbetaling – etter 1. kvartal  

Inntekt:  
Halvparten av kontingentinntektene fordelt på medlemstall til fylkeslagene per 31.3. 

Utgifter:  
Felleskostnader (halvparten av totalkostnadene til organisasjonen for følgende poster):  

• Verving; Trykk, porto og andre vervekostnader  
• Støtte til Ungdom mot EU og deres studentsekretær  
• Støtte til Finnmark Nei til EU  
• Ev. bestilte SMS-er og vervepakker Et a-kontobeløp for fylkets andel av landsmøte- eller rådsmøteutgifter

2. Kontingentutbetaling – etter 4. kvartal  

Inntekt:  
Halvparten av kontingentinntektene fordelt på medlemstall til fylkeslagene for 1.4–31.12 

Utgifter:  

• Hotellopphold Rådsmøte(r)  
• Reiseutjevning Rådsmøte(r)  
• Hotellopphold Landsmøte (i partallsår)  
• Reiseutjevning Landsmøte (i partallsår)  

Reiseutjevning vil si at alle reisekostnader samles og fordeles likt per person. På den måten koster det like mye for reise for alle, uansett hvor lang reiseveien er. Dette betyr at noen vil få igjen penger, mens andre må betale mer.  

I tillegg kommer sms-utgifter som fylkeslaget har gjennom medlemsregisteret, samt andre utgifter som det er avtalt å ta over fylkesoppgjøret. 

Økonomihåndbok  

Her vil du finne Økonomihåndboka med tilhørende filer.  

Denne håndboka er et hjelpemiddel og en ressurs for kasserere på lokal- og fylkeslagsplan.  

Økonomihåndboka tar for seg oppgavene en kasserer har ansvar for i løpet av et år og har eksempler og trinn-for-trinn oppskrifter.  

Økonomihåndbok (midlertidig versjon) 

Regnskapsmalen 

Regnskapsmalen inneholder fire ark; bilagsregistrering, budsjett og avvik, resultat og balanse og revisjonsberetning. Merk at disse arkene har en del formler og ved å endre på malen kan det oppstå feil på grunn av disse. Har du problemer med dette, ta kontakt med økonomirådgiveren.  

Her er regnskapsmalen med eksemplet fra håndboken 

Her er regnskapsmalen klar til bruk for laget 

Bilagsregistrering 

Dette er det arket hvor du kommer til å jobbe mest. Det er her alle bilag skal registreres. I dette arket kan du også holde oversikt over hvor mye Frifondmidler laget har brukt. Dette finner du helt til venstre.  

Budsjett og avvik 

Under budsjett taster du inn årets budsjett slik at laget lettere kan få oversikt om det er over eller under budsjett. Tallene under "Resultat" hentes fra bilagsføringen. Avviket viser hvor mye dere har igjen eller har brukt over budsjett.  

Resultat og balanse 

Resultatet hentes fra bilagsføringen og årsresultatet regnes ut fra dette.  

I balansen hentes summene for kontoene fra beholdning foregående år i arket for bilagsføring. Hva laget har igjen ved regnskapsperiodens slutt må legges inn. Årsresultatet i balansen hentes fra årsresultat under resultat. Kontrollsummen skal være lik summer for kontoene ved årets slutt.  

Revisjonsberetning 

Dette arket er det revisor som skal fylle ut. Hele regnearket med bilag sendes revisor og revisor fyller ut og signerer skjemaet. Revisor må da skrive ut skjemaet for så å sende det til økonomileder.  

Til momskompensasjonssøknaden 

Send inn i følgende dokumentasjon sentralt:  

• Selve søknaden - malen ligger som nedlastbar fil under  
• Signert årsregnskap med balanse og noter  
• Signert revisjonsberetning  
• Årsmelding  
• Signert årsmøteprotokoll  

Maler og skjemaer 

Her finner du alt du trenger å vite når det gjelder økonomihåndtering og utleggsskjemaer i organisasjonen.  

Skjemaene kan brukes av alle ledd i organisasjonen. Dette er standard skjemaer som alle lokallag og fylkeslag oppfordres til å bruke. På lokalt- og fylkesnivå sendes skjemaer til din kasserer.  

For levering av skjemaer til sentralt nivå i Nei til EU, kan det sendes til faktura@neitileu.no.  

Skjemaer:  

• Regnskapsmal (inneholder også mal for budsjett og revisjonsberetning) 
• Søknad om momskompensasjon for underledd 
• Reiseregningsskjema 
• Utgiftsdekningsskjema 

Stort bilde i toppen: Generalsekretær Kjell Arnestad og organisasjonsrådgiver Karl-Sverre Holdal pakker velkomstpakker til nye medlemmer. (Foto: Eivind Formoe)