Økonomi for tillitsvalgte

Gå til: 

• Økonomiarbeid i laget
• Bankkonto
• Momskompensasjon
• Kontingentutbetalinger og fylkesoppgjør
• UD-prosjekter
• Dag Seierstad-stipendet
• Økonomihåndbok

Økonomiarbeid i laget [Til toppen] 

Nøkkelen til godt arbeid, er økonomisk handlerom i laget. Det er derfor svært viktig at laget har en ansvarsfull økonomiansvarlig som tar seg av økonomien, og at resten av styret er med på å følge opp økonomien, ved å stille spørsmål. Fylkeslagene i Nei til EU får halvparten av kontingentpengene fra medlemmene i fylket. Disse pengene fordeles videre til aktive lokallag etter fordelingsnøkkel vedtatt på årsmøtet. Det er også mulig å skaffe bedre økonomiske rammer ved å søke penger hos forskjellige aktører eller fra f.eks. Grasrotandelen. 

I økonomihåndboka som ligger lenger ned på denne siden finner du mer utdypende informasjon om økonomiarbeidet i fylkes- og lokallag gjennom styreåret.  

Bankkonto [Til toppen]

Alle lokal- og fylkeslag bør ha egen bankkonto tilknyttet sitt egne organisasjonsnummer. For å endre hvem som har tilgang til kontoen må lagets oppføring i Brønnøysundregisteret oppdateres. Da trengs protokoll fra årsmøtet og personnummeret til alle styremedlemmer. 

Les mer her: Brønnøysundregistret

Momskompensasjon [Til toppen]

Momskompensasjonsordninga er en tilskuddsordning som administreres av Lotteri og stiftelsestilsynet. Formålet med ordninga er å fremme frivillig aktivitet gjennom å kompensere for kostnader som frivillige organisasjoner har hatt til merverdiavgift ved kjøp av varer og tjenester. Hvert lokal- og fylkeslag kan søke kompensasjon for sine samlede driftskostnader (unntatt finanskostnader) fra revidert regnskap som er godkjent på lagets årsmøte.  

Nei til EU sentralt organiserer og sender inn søknaden til Lotteri- og stiftelsestilsynet på vegne av alle lokal- og fylkeslag som ønsker å motta momskompensasjon. Det er for flere lag betydelige pengebeløp som mottas i momskompensasjon, derfor kan det være svært lønnsomt for laga å sette av litt tid for å samle inn den nødvendige dokumentasjonen som kreves. For å motta momskompensasjon, så må følgende være på plass:  

• Laget må være registrert i Frivillighetsregistret. Registrering i Frivillighetsregisteret gjøres via Brønnøysundregistrene. For å bli registrert i Frivillighetsregisteret, må laget først være registrert i Enhetsregisteret. Les mer om hvordan du kan registrere laget i Frivillighetsregisteret her: Registrer lag i Brønnøysundregistret 

• Årsmelding, godkjent av årsmøtet. 

• Godkjent og signert årsregnskap. Regnskapet signeres av det styret som godkjente regnskapet. I de aller fleste tilfeller vil det derfor være det avtroppende styret som signerer regnskapet, ettersom regnskapet normalt sett skal godkjennes av styret før årsmøtet avholdes. Det skal signeres fysisk på selve regnskapsarket, på det arket der regnskapstalla som skal føres inn i momskompensasjonssøknaden kommer frem, og alle valgte styremedlemmer må signere. Tips: Signer regnskapet med en gang det blir godkjent. Da er styret samlet på ett sted, fortrinnsvis på styremøtet og/eller årsmøtet. Da slipper man den tidkrevende prosessen med å samle inn underskrifter i etterkant. 

• Revisorberetning, signert av årsmøtevalgt revisor.  

• Årsmøteprotokoll, signert av protokollunderskrivere. 

• Søknadsskjema som er utfylt. Dette er et internt skjema som Nei til EU bruker. Her føres opp navn på fylkes-/lokallaget, organisasjonsnummer, kontonummer, navn og kontaktopplysninger til kontaktpersonen, samt hvilke grunnlagsbeløp (samlede driftskostnader unntatt finanskostnader) det søkes momskompensasjon på. 

Alt av dokumentasjon må sendes inn til fylkessek@neitileu.no så snart årsmøtet er gjennomført, eller innenfor en fastsatt frist, for å ta del i momskompensasjonsordninga. Leder og kasserer i fylkeslaget får e-post fra Nei til EU sentralt med informasjon om momskompensasjonsordninga i god tid før fristen, som oftest er lagt til forsommeren.   

Kontingentutbetalinger og fylkesoppgjør [Til toppen] 

Hvert år har Nei til EU ut to kontingentutbetalinger til fylkeslagene. For å unngå å sende fakturaer frem og tilbake og samles også kostnadene for de sentrale arrangementene og enkelte administrasjonskostnader, sammen med kontingentutbetalingen i et fylkesoppgjør to ganger i året, etter 1. kvartal og etter 4. kvartal. Utbetalingene skjer i april/mai (for 1. kvartal) og i januar/februar påfølgende år (for 2., 3. og 4. kvartal). 

Med begge utbetalingene får fylkeslagene utbetalt halvparten av kontingentinntekten for medlemmene i laget som inntekt.  

1. Kontingentutbetaling – etter 1. kvartal 

Inntekt: 
Halvparten av kontingentinntektene fordelt på medlemstall til fylkeslagene 

Utgifter: 
Felleskostnader (ca. halvparten av totalkostnadene til organisasjonen for følgende poster): 

• Verving; Trykk, porto og andre vervekostnader 

• Støtte til Ungdom mot EU og deres studentsekretær 

• Støtte til Finnmark Nei til EU 

• Evt. bestilte SMSer og vervepakker 

2. Kontingentutbetaling – etter 4. kvartal 

Inntekt: 
Halvparten av kontingentinntektene fordelt på medlemstall til fylkeslagene 

Utgifter: 

• Hotellopphold fylkesledersamling 

• Reiseutjevning fylkesledersamling 

• Hotellopphold Rådsmøte(r) 

• Reiseutjevning Rådsmøte(r) 

• Hotellopphold Landsmøte (i partallsår) 

• Reiseutjevning Landsmøte (i pratallsår) 

Reiseutjevning vil si at alle reisekostnader samles og fordeles likt per person. På den måten koster det like mye for reise for alle, uansett hvor lang reiseveien er. Dette betyr at noen vil få igjen penger, mens andre må betale mer. 

UD-prosjekter [Til toppen]

Hvert år lyser Utenriksdepartementet ut midler til prosjekter under kan du lese om hvordan fylkeslaget søker og rapporterer på prosjektene. 

Slik søker du: 

• Skjema for innsending av søknad
• Søknadsmal i word, til hjelp for utfylling av skjema
• Budsjettmal i excel, sendes pr. e-post til fylkessek@neitileu.no

Slik rapporterer du: 

• Skjema for innsending av rapport
• Rapportmal i word, til hjelp for utfylling av skjema
• Regnskapsmal i excel, sendes pr. e-post til fylkessek@neitileu.no

Mer om ordningen:

En tilskuddsordning som mange fylkeslag benytter seg av, er «tilskudd til informasjon om europeisk og nordisk samarbeid» som Utenriksdepartementet administrerer. Tilskuddet går til å stimulere til en aktiv og bred debatt i Norge om sentrale europapolitiske og nordiske spørsmål, og støtte norske miljøers kontakt med relevante samarbeidspartnere i Europa. Det kan gis støtte til norske private organisasjoners og universiteters, høgskolers og forskningsinstitutters informasjonstiltak om europeisk og nordisk samarbeid overfor norske målgrupper, herunder kurs og seminarer, produksjon av informasjonsmateriell, video-/radioproduksjoner, webprosjekter etc. Videre kan det gis støtte til reisevirksomhet i forbindelse med deltakelse i nettverksbygging med andre europeiske aktører på saksfelt der Norge samarbeider med EU eller Nordisk ministerråd. For Nei til EUs del, så fokuserer vi på europeiske og ikke på det nordiske. Denne tilskuddsordningen organiserer vi i Nei til EU som prosjekter, gjerne kalt UD-prosjekter. Fylkeslag kan gjerne søke om flere UD-prosjekter, men det skal mye til før fylkeslag får tilskudd til flere prosjekter innen samme søknadsomgang. 

UD-prosjekter i fylkene er fylkenes ansvar. Først og fremst må fylket utarbeide en prosjektsøknad. Nei til EU sentralt utarbeider et internt søknadsskjema som sendes ut til fylkeslaga når vi kjenner hvilke vilkår UD setter for å få tilskudd. Prosjektsøknaden sendes så inn til Nei til EU sentralt, som sørger for at søknaden fra fylkeslaga blir lagt inn i UDs elektroniske søkeportal innen tidsfristen som UD har oppgitt. Søknadsfristen er oftest i slutten av november, slik at fylkesstyrene bør drøfte og forberede en eventuell UD-søknad straks etter sommerferien og utover høsten. 

Hvis et fylkeslag får tildelt tilskudd fra UD, så kan Nei til EU sentralt hjelpe til med utsendelse av SMS og e-post til medlemmene og legge ut informasjon om UD-prosjektet på fylkets nettside. All annen kunngjøring om prosjektet, f.eks. annonser, plakater, løpesedler, følge opp UD-prosjektet på sosiale medier m.m. er fylkenes ansvar.  

En sluttrapport for aktiviteten (prosjektet) skal leveres UD innen en angitt frist. Sluttrapporten skal inneholde et prosjektregnskap og gi et kort sammendrag av aktiviteten og oppnådde resultater i prosjektet. Rutinen i Nei til EU er at fylkeslaga utarbeider et prosjektregnskap og et kort sammendrag av aktiviteten og oppnådde resultater og sender disse dokumentene til Nei til EU sentralt og så sørger Nei til EU sentralt for at sluttrapporten fra fylkeslaga blir lagt inn i UDs elektroniske søkeportal innen tidsfristen som UD har oppgitt.  

Spørsmål om UD-søknader, tilskudd, rapportering m.m. sendes til fylkessek@neitileu.no så bistår Nei til EU sine sentralt ansatte fylkeslaga så godt som mulig. 

Dag Seierstad-stipendet [Til toppen]

Nei til EUs mastergradstipend på 40 000 kr til gode oppgaver om EU og Norges forhold til EU. Dag Seierstad-stipendet skal stimulere til kritisk kunnskapsutvikling om EU og Norges forhold til EU. Tema og problemstillinger med stor relevans for det politiske ordskiftet vil bli prioritert. Alle studenter som planlegger eller arbeider med en relevant mastergradsoppgave kan søke. 

Søknadsfrist blir utlyst nærmere november hvert år. Da blir det også lagt ut skjema for innsending. 

Stipendet skal stimulere til kritisk kunnskapsutvikling om EU og Norges forhold til EU. 

Økonomihåndbok [Til toppen]

Her vil du finne Økonomihåndboka med tilhørende filer. 

Denne håndboka er et hjelpemiddel og en ressurs for kasserere på lokal- og fylkeslagsplan. 

Økonomihåndboka tar for seg oppgavene en kasserer har ansvar for i løpet av et år og har eksempler og trinn-for-trinn oppskrifter. 

• Økonomihåndbok (midlertidig versjon)

Regnskapsmalen

Regnskapsmalen inneholder fire ark; bilagsregistrering, budsjett og avvik, resultat og balanse og revisjonsberetning. Merk at disse arkene har en del formler og ved å endre på malen kan det oppstå feil på grunn av disse. Har du problemer med dette, ta kontakt på marte.olimb@neitileu.no. 

• Her er regnskapsmalen med eksemplet fra håndboken
• Her er regnskapsmalen klar til bruk for laget

Bilagsregistrering

Dette er det arket hvor du kommer til å jobbe mest. Det er her alle bilag skal registreres. I dette arket kan du også holde oversikt over hvor mye Frifondmidler laget har brukt. Dette finner du helt til venstre. 

Budsjett og avvik

Under budsjett taster du inn årets budsjett slik at laget lettere kan få oversikt om det er over eller under budsjett. Tallene under "Resultat" hentes fra bilagsføringen. Avviket viser hvor mye dere har igjen eller har brukt over budsjett. 

Resultat og balanse

Resultatet hentes fra bilagsføringen og årsresultatet regnes ut fra dette. 

I balansen hentes summene for kontoene fra beholdning foregående år i arket for bilagsføring. Hva laget har igjen ved regnskapsperiodens slutt må legges inn. Årsresultatet i balansen hentes fra årsresultat under resultat. Kontrollsummen skal være lik summer for kontoene ved årets slutt. 

Revisjonsberetning

Dette arket er det revisor som skal fylle ut. Hele regnearket med bilag sendes revisor og revisor fyller ut og signerer skjemaet. Revisor må da skrive ut skjemaet for så å sende det til økonomileder. 

Til momskompensasjonssøknaden

Send inn i følgende dokumentasjon sentralt:  

• Selve søknaden - malen ligger som nedlastbar fil under 

• Signert årsregnskap med balanse og noter 

• Signert revisjonsberetning 

• Årsmelding 

• Signert årsmøteprotokoll 

Maler og skjemaer

Her finner du alt du trenger å vite når det gjelder økonomihåndtering og utleggsskjemaer i organisasjonen. 

Skjemaene kan brukes av alle ledd i organisasjonen. Dette er standard skjemaer som alle lokallag og fylkeslag oppfordres til å bruke. På lokalt- og fylkesnivå sendes skjemaer til din kasserer. 

For levering av skjemaer til sentralt nivå i Nei til EU, kan det sendes til faktura@neitileu.no. 

Skjemaer: 

• Regnskapsmal (inneholder også mal for budsjett og revisjonsberetning)

• Søknad om momskompensasjon for underledd

• Reiseregningsskjema

• Utgiftsdekningsskjema