Valgkomiteen er en av Nei til EUs viktigste komiteer.  Arbeidet i valgkomiteen danner grunnlaget for valg av engasjerte og dedikerte tillitsvalgte, og for det arbeidet som styret og organisasjonen skal gjøre mellom fylkesårsmøtene.  

Et velfungerende, kompetent og riktig sammensatt fylkesstyre sikrer utviklingen av Nei til EU og at organisasjonen lykkes med sitt formål.

I Nei til EU sine normalvedtekter for fylkeslagene slås det fast at det er fylkesårsmøte som velger valgkomité (jmfr. §4.5). Fylkesårsmøtet bør også bestemme hvordan arbeidet med valgkomitéen skal organiseres. Noen fylkes- og lokallag har lagt opp til en rulleringsordning på for eksempel tre medlemmer og et varamedlem, som hver sitter tre år, et medlem blir byttet ut hvert år. Det medlemmet som har sittet lengst er leder. Den som har vært varamedlem, rykker opp som fast medlem og sitter da tre år. På den måten slipper fylkesårsmøte å velge tre nye medlemmer hvert år samtidig som det sikres en viss kontinuitet i arbeidet. 

Valgkomiteen bør være uavhengig av styret, og bør ha en geografisk og kjønnsmessig sammensetning som gjenspeiler vedtektene. Vanlig praksis er at fylkesstyret innstiller til medlemmer for neste periodes valgkomite overfor årsmøtet. Det bør legges til rette for at medlemmene kan komme med innspill til kandidater til valgkomiteen. 

Valgkomiteens oppgaver

Valgkomiteens oppgave er å foreslå et nytt styre ved å legge frem sin innstilling på årsmøtet. Oppgaven kan oppfattes enkel, men det er mange momenter som bør diskuteres. En fylkesstyrets sammensetning er avgjørende for hvor godt et fylkesstyre fungerer og utfører sine oppgaver. Å komponere et velfungerende fylkesstyre krever en grundig prosess. Det handler om å sette sammen et team med riktig erfaring, kunnskap, kapasitet, personlig egenskaper, evne til samhandling og til å kunne tenke nytt.   

Spørsmål som valgkomiteen burde drøfte: 

• Hvilken kompetanse trengs i styret? Er det for eksempel politiske saker som Nei til EU jobber med som styret trenger kompetanse på? Har fylkeslaget organisatoriske utfordringer som gjør man trenger styremedlemmer med organisasjonserfaring, eller trengs styremedlemmer med digital kompetanse som kan ta ansvar for sosiale medier, medlemsregister, nettpublisering, arrangere digitale fylkesstyremøte osv.? 
• Er det noen som er spesielt ønsket fra fylkeslaget? En valgkomite er først og fremst satt for å representere fylkeslaget og enkeltmedlemmene. Valgkomiteen bør derfor drøfte, eventuelt undersøke om fylkeslaget har noen spesielle ønsker eller tilbakemeldinger som valgkomiteen må ta hensyn til. Kanskje er det ønske fra enkeltmedlemmer om mer aktivitet og flere åpne møter. Da er det tilbakemeldinger valgkomiteen bør ta hensyn til når de leter etter kandidater til et nytt styre.   
• Hvordan sikrer vi god alderssammensetning, politisk bredde og spennende diskusjoner i det nye styret? Gode diskusjoner og nytenkning i en organisasjon fordrer at de som sitter i styret har ulik bakgrunn og ulike innspill. Valgkomiteen bør sikre at innstillingen man legger fram sikrer en bredde i det nye styret.   
• Er det noen fra andre organisasjoner i nei-alliansen det er viktig å ha med? For Nei til EU som folkebevegelse og koordinator på nei-sida i norsk politikk er dette et viktig punkt for valgkomiteen. Det beste samarbeidet i nei-alliansen sikres ved at man har medlemmer fra andre organisasjoner og miljøer i fylkesstyret. 
• Stiller vedtektene noen krav til styrets sammensetning? Nei til EUs vedtekter har flere paragrafer som valgkomiteen må ta hensyn til. Blant annet: 
  • § 5 som sier at styret må bestå av minst fem medlemmer. Og at det skal være god geografisk, yrkesmessig, aldersmessig og politisk bredde. 
  • § 5 som sier at «hvert kjønn skal være representert med minst 40%» 
  • Det er viktig at valgkomiteen undersøker med sittende fylkesstyre om fylkeslaget har egne vedtekter de må ta hensyn til. 

Valgkomiteens arbeidsform og forventninger

En valgkomite skal jobbe sammen over lengre tid, ofte ha tøffe diskusjoner og ta viktige avgjørelser. Da er det viktig at man starter arbeidet med å klargjøre forventninger man har til hverandre og til arbeidet i komiteen. Da blir arbeidet blir enklere og mer effektivt, og sjansen for misforståelser blir mindre hvis man i forkant har klargjort hvilke forventninger man har til arbeidet og til hverandre. 

Forslag til diskusjonspunkter: 

• Hvilket ansvar skal de ulike medlemmene ha, hvordan vil komiteen fordele arbeide 
• Hvor involvert skal komitemedlemmene være i ulike deler av arbeidet? 
• Hvordan skal komiteen kommunisere og dele informasjon? Hvordan skal diskusjoner foregå? 
• Hvor mange møter skal komiteen ha? 
• Hvor tilgjengelig skal komitemedlemmene være? Hvor raskt bør e-post besvares, og hvor lang tid i forveien bør det varsles om for eksempel et telefonmøte? 
• Hva forventes av lederen av komiteen? 

Det er ikke nødvendigvis meningen at komiteen skal utarbeide et sett med faste regler for arbeidet. Bare det å ha diskutert det og gitt komitemedlemmene muligheten til å klargjøre forventninger, reduserer sjansen for misforståelser underveis i arbeidet. Ofte er det også sånn at man har forventninger uten at man er helt klar over det, og diskusjonen gjør at man blir bevisst på dem 

Hva er offentlig informasjon, og ikke?

En valgprosess handler om enkeltmennesker og motiverte medlemmer som ønsker å gjøre en jobb, uansett om man sitter i valgkomiteen eller man er aktuell kandidat til et fylkesstyreverv. Når det handler om enkeltmennesker er det spesielt viktig at man er bevisst på hva man forteller til andre og ikke. Det er stor sjanse for at komiteen i løpet av arbeidet får informasjon eller har diskusjoner som er fortrolig og ikke skal gjøres offentlig. Det er ikke akseptabelt at komitemedlemmer lekker denne typen informasjon. Det gjør prosessen vanskeligere for hele organisasjonen, for kandidatene og for valgkomiteen. Derfor er det viktig at komiteen tar en runde på hva som er offentlig og ikke. 

Eksempler på hva som er offentlig og ikke offentlig:

• Lokallagenes innspill på kandidater – offentlig 
• Hva kandidatene har sagt under intervju – ikke offentlig 
• Hvem som ønsker gjenvalg – offentlig 
• Hvem i komiteen som støtter de ulike kandidatene – ikke offentlig 
• Hvorfor du støtter akkurat den kandidaten – offentlig 

Krav til fylkesstyresammensetning

Det finnes en del minstekrav til sammensetningen av et fylkesstyre, vanligvis nedfelt i fylkeslagets vedtekter/valgkomiteinstruks, som valgkomiteen må ta hensyn til. For eksempel styrets størrelse, geografisk spredning, kjønnsbalanse, alderssammensetning m.m. Vi har ikke for mange eldre i Nei til EU, men vi trenger flere yngre. I tillegg vil det i mange tilfeller også være aktuelt å knytte en del kompetansekrav som kan påvirke styrets sammensetning, se avsnitt under. 

Kompetansekrav og -behov i fylkesstyret

Fylkesstyret må ha tilstrekkelig kompetanse til å løse sine oppgaver på en god måte, og ta hensyn til Nei til EUs vedtatte politikk, målsettinger, planer og vedtekter.  Det er også viktig at noen av styrets medlemmer har kompetanse innen digitale verktøyer, og kan tilegne seg kunnskap for å håndtere medlemsregister og publiseringsverktøy for Nei til EUs hjemmesider. 

Når det gjelder økonomi og regnskap, er det viktig at slik kompetanse tas inn i styret, enten med fullt økonomiansvar inkludert regnskapsføring, eller som økonomiansvarlig/kasserer med ekstern regnskapsføring. 

Fylkesstyret bør settes sammen på en slik måte at de møter disse forventningene og griper disse mulighetene for å sikre en god organisatorisk drift av organisasjonen. Vi anbefaler valgkomiteen til å lese på Nei til EU sine nettsider om fylkesstyrearbeid og å snakke med sittende fylkesstyre før de starter arbeidet med å finne aktuelle kandidater 

Gjenvalg eller ikke gjenvalg?

Heldigvis er det mange dyktige tillitsvalgte som takker ja til gjenvalg i Nei til EU. Valgkomiteen kan derfor velge å gjøre sitt arbeid enkelt ved å innstille gjenvalg på alle som ønsker det. Det anbefales allikevel at man tar en grundig evaluering og vurdering av hva som trengs av de som sitter i fylkesstyret, og vurderer om de som ønsker gjenvalg har den kompetansen man ønsker i det nye fylkesstyret, eller om man denne gangen ønsker å se seg som etter annen erfaring. Samfunnet, politikken og den politiske debatten forandrer seg og da må Nei til EU også oppdatere seg. Å få inn nye tillitsvalgte, med nye innspill, er en viktig del av dette arbeidet. 

Hvor finner man tillitsvalgte?

Dette er spørsmål de fleste valgkomiteer har slitt med fra tid til annen i arbeidet. Man har plasser å fylle i valgkomiteens innstilling, men hvor finner man de menneskene som kan bekle vervene? Det er viktig at alle i valgkomiteen bidrar i dette arbeidet og at man sammen kommer opp med navn på aktuelle kandidater. Her bør valgkomiteens medlemmer tenke gjennom om de kjenner personer i egen omgangskrets, om de har hørt om noen, møtt noen i andre organisasjoner osv. som kan være aktuelle. Et godt alternativ er å ta kontakt med andre organisasjoner i nei-alliansen for å høre om de har tips til aktuelle kandidater. Husk å ha vedtekter og kompetansekrav i bakhodet når man leter etter kandidater. Valgkomiteen burde ha oversikt over Nei til EU sine sentrale arrangement og aktivitet da det kan være et godt argument for å rekruttere nye fylkesstyremedlemmer. 

Godtgjørelse til styrets medlemmer

Dersom noen av Nei til EUs fylkeslag har honorering av styremedlemmer, så må dette stå i forhold til den arbeidsmengde og det ansvaret vervet innebærer. I fastsettelsen av honorar kan det være nyttig å innhente informasjon om styrehonorarer i andre tilsvarende organisasjoner. Det er ikke vanlig med honorering av styreverv på fylkeslagsnivå i Nei til EU. Men utgifter i forbindelse med deltagelser på arrangement blir dekket. 

Avslutning 

Denne manualen vil danne et godt grunnlag for et godt valgkomitearbeid i fylkeslagene. Vi anbefaler at valgkomiteene får tilsendt dette dokumentet og instruksen for valgkomitearbeid like etter at fylkesårsmøtene er avholdt og valgkomiteer er valgt. Valgkomiteene bør i neste omgang avholde et kort møte for å gjøre seg kjente med denne manualen og instruksen samt legge en plan for det videre arbeid. 

Lykke til med et viktig arbeid.