Siden Nei til EU er en levende folkebevegelse er medlemmene svært viktig for oss. Derfor er det avgjørende at vi har gode rutiner for å ivareta både personvern og holde medlemsopplysningene oppdaterte. Det skjer i samspill mellom det sentrale sekretariatet og fylkes- og lokallaga.

Medlemmene og medlemsregisteret 

Alle medlemmer, nye innmeldinger, utmeldinger, adresseendringer og liknende skal rapporteres inn til det sentrale medlemsregisteret i Oslo. Fylkeslag og lokallag bestiller eller henter ut oppdaterte medlemslister hver gang de skal ha utsendinger, ringerunder eller andre aktiviteter hvor de trenger medlemslister. Dette er viktig for å unngå at utmeldte eller avdøde medlemmer får henvendelser. Og selvsagt for at nye medlemmer skal få informasjon. Vi har daglig inn- og utmeldinger av medlemmer, så medlemslister blir raskt utdaterte. 

Medlemslister kan i tråd med personvernsbestemmelser mottas i kryptert fil og skal makuleres etter bruk. De skal heller ikke spres til andre enn de som har en legitim tilgang til dem som tillitsvalgte. 

Medlemsregisteret  

Medlemsregisteret driftes sentralt, og sekretariatet tar seg av kontingentinnkreving og de fleste oppdateringer. Kontingentkravet går vanligvis ut i begynnelsen av januar, og vi sender ut giro til nye medlemmer etter få dager. Vi purrer fire–fem ganger i løpet av året, både på e-post, sms og på papir. Alle betalingsmåter krever bruk av kidnummer, både av hensyn til arbeidsmengden og for å kunne dokumentere innbetalinger på en enkel måte. Du skal derfor aldri ta imot kontant betaling for kontingent, da vil du måtte betale medlemmets faktura. 

Vi tilbyr avtalegiro, og ved betaling i nettbank får medlemmene tilbud om å tegne avtale. Det er også mulig å betale eksisterende medlemskap over sms. Etter to år med ubetalt kontingent, stoppes medlemskapet.  

Fylkes- og lokallag kan bestille medlemslister hos sekretariatet eller fylkesbrukerne kan ta ut lister. Bruk medlem@neitileu.no til dette. Dit kan det også meldes adresseendringer eller andre oppdateringer.  

Fylkesbrukere av medlemsregisteret 

Fylkeslaget kan ha tilgang til medlemsregisteret for sitt fylke. Fylkesstyret utpeker én eller to som får slik tilgang. Alle medlemmer har «sin side» med innlogging på https://neitileu.hypersys.no/  

Ta kontakt på medlem@neitileu.no for å opprette bruker for ditt fylkeslag. 

Når man har fått tilgang til medlemmer i sitt fylke, kan man selv hente ut medlemslister, sende e-post eller sms, korrigere adresse- og telefonopplysninger o.l. Det er utarbeidet en egen, kortfattet veiledning for de som skal ha tilgang til medlemsopplysninger utover sine egne, blant annet fordi vi må ta personvern og behandling av personopplysninger på alvor. Man får denne veiledningen sammen med tildeling av tilgang, og den er tilgjengelig her for nedlasting.  

Opplæringsvideoer Hypersys 

1: Innlogging første gang og senere 

• Hva er Hypersys, og hva bruker vi det til? 
• Kari Medlem logger seg inn første gang etter at hun har blitt «medlemsrådgiver» i Akershus Nei til EU (Hun må reg. med tlf. og e-post som funker) 
• Kari logger seg inn for andre gang (med sms-kode) 
• Kort om den skriftlige veiledningen, personvern og deling av lister 

2: Søke opp medlem og forstå medlemsinformasjonen 

• Vi går gjennom hva du kan se av informasjon, og hva du har tilgang til å gjøre av endringer 
• Betalt eller ikke? Finne informasjon eller sende til medlemmet. 

3: Medlemslista 

• Få med infoen du trenger i lista, lokal- eller fylkeslag 
• Kort om å filtrere 
• Ta ut medlemsliste som excelfil og sette passord.

4: Sende sms og e-post 

• Bruk av medlemslista til å sende meldinger til medlemmene i laget 
• SMS: 160 tegn (eller betale for flere meldinger), linke til mer info. 
• E-post: som vanlig e-post. Unngå bruk av bilder og link helst til filer som ligger på nettsida. Kort forklaring av vedlegg. 
• Unngå for mange sms-er: Husk at sms kan oppleves masete av medlemmer i fylker som sender ut ofte. Sms bør begrenses til korte meldinger (én gang per arrangement), og husk at om det er flere med tilgang til registeret, så må dere koordinere slike utsendinger. 

5: Innmelding av medlemmer 

• Bruk av innmeldingsskjemaet: sjekk at personen ikke er registrert fra før, legge inn info, e-post påkrevd, verver (må følges opp i personbildet). Ikke e-post? Send til medlem@neitileu.no 
• Faktura og velkomst-e-post går ut på e-post av seg selv etter innsending av skjemaet. 
• Alle innmeldinger blir sjekket manuelt av sentralt, slik at ev. feil kan oppdages, men ev. feil adresser/tlf/e-post blir ikke oppdaget hvis det ikke er åpenbare feil. 
• Kontingent må betales med kid som medlemmet har fått på faktura. Du kan også betale via Vipps når du melder deg inn via skjema, men ikke for kontingentkrav påfølgende år. Ta aldri imot kontanter. 
• Mulighet for sms-innmelding: Info finner du på nettsiden.

Veiledning i bruk av publiseringssystemet 

Her finner du veiledning til bruk av publiseringsystemet til nettsidene neitileu.no. (PDF-fil)

Presentasjon for kursing i nettsidepublisering (Powerpoint) 

Arbeidsverktøy 

Det finnes flere gode arbeidsverktøy man kan benytte seg av når man lager en «skyløsning for lagring av dokumenter» for fylkeslaget. Under presenterer vi tre ulike forslag. Organisasjonsavdelingen vil ikke drive opplæring eller fjernhjelp i bruk av arbeidsverktøyene, det må fylkeslagene finne egne løsninger på.   

Microsoft Office 365  

Microsoft Office er en programvarepakke med ulike programmer tilpasset kontorbruk. Pakkene leveres for både Microsoft Windows og Apple Macintosh-maskiner.   

Microsoft 365 inkluderer Office-programmer som Word, PowerPoint og Excel i tillegg til epostprogrammet Outlook og Microsoft Teams som man kan bruke for digitale møter. Man får lagringsplass på Internett og skytilkoblede funksjoner for samarbeid på filer i sanntid.    

Sentralt bruker vi Microsoft Office 365 med bedriftsabonnement. For mer informasjon sjekk Microsoft sine nettsider. 

Google Dokumenter  

Google Dokumenter er bygd opp helt rundt skyløsninger og lever i nettleseren. Det betyr at du ikke trenger å installere noe på datamaskinen for å bruke det. Google sin gratis-pakke tilbyr de samme tjenestene for kontorbruk som Microsoft Office 365, men i en noe enklere versjon. Google sine tjenester er veldig godt tilrettelagt for at flere styremedlemmer kan samarbeide om dokumenter.    

I tillegg til tekstbehandling, regneark og presentasjoner får man epostprogrammet Gmail, delt kalender, videomøteløsningen Google Meet og samarbeidsverktøyet Google Chat.   

Alle slags dokumenter kan lagres i Google Disk. Lagringsplassen som følger med gratis vil dekke mange lag sine behov, men kan også utvides. Vi anbefaler å opprette en gratis Google-konto for fylkeslaget og at hvert enkelt styremedlem har sin egen Google-konto for å kunne samarbeide og delta på nettmøter. Gratis-kontoen har 15 GB lagringsplass.

Vår erfaring er Google Dokumenter enklere å få oversikt over og å bruke enn Microsoft Office.For mer informasjon sjekk Google sine nettsider.

Dropbox   

Dropbox er en enkel skylagringsløsning, men mangler de andre kontor- og samarbeidsverktøyene som Microsoft Office og Google Dokumenter har. Dersom laget bruker Office eller Dokumenter er det ikke noe poeng å bruke Dropbox i tillegg. For mer informasjon sjekk Dropbox sine nettsider.