Informasjon om bruk av medlemsregisteret Hypersys og nettsidene neitileu.no.
Siden Nei til EU er en levende folkebevegelse er medlemmene svært viktig for oss. Derfor er det avgjørende at vi har gode rutiner for å ivareta både personvern og holde medlemsopplysningene oppdaterte. Det skjer i samspill mellom det sentrale sekretariatet og fylkes- og lokallaga.
Medlemmene og medlemsregisteret
Alle medlemmer, nye innmeldinger, utmeldinger, adresseendringer og liknende skal rapporteres inn til det sentrale medlemsregisteret i Oslo. Fylkeslag og lokallag bestiller eller henter ut oppdaterte medlemslister hver gang de skal ha utsendinger, ringerunder eller andre aktiviteter hvor de trenger medlemslister. Dette er viktig for å unngå at utmeldte eller avdøde medlemmer får henvendelser. Og selvsagt for at nye medlemmer skal få informasjon. Vi har daglig inn- og utmeldinger av medlemmer, så medlemslister blir raskt utdaterte.
Medlemslister kan i tråd med personvernsbestemmelser mottas i kryptert fil og skal makuleres etter bruk. De skal heller ikke spres til andre enn de som har en legitim tilgang til dem som tillitsvalgte.
Medlemsregisteret
Medlemsregisteret driftes sentralt, og sekretariatet tar seg av kontingentinnkreving og de fleste oppdateringer. Kontingentkravet går vanligvis ut i begynnelsen av januar, og vi sender ut giro til nye medlemmer etter få dager. Vi purrer flere ganger i løpet av året, både på e-faktura, e-post, og på papir. Alle betalingsmåter krever bruk av KID-nummer, både av hensyn til arbeidsmengden og for å kunne dokumentere innbetalinger på en enkel måte. Du skal derfor aldri ta imot kontant betaling for kontingent, da vil du måtte betale medlemmets faktura.
Vi tilbyr avtalegiro, og ved betaling i nettbank får medlemmene tilbud om å tegne avtale. Det er også mulig å betale eksisterende medlemskap over SMS. Etter to år med ubetalt kontingent, stoppes medlemskapet, og vedkommende meldes ut.
Fylkes- og lokallag kan bestille medlemslister hos sekretariatet eller fylkesbrukerne kan ta ut lister. Ta kontakt med medlem@neitileu.no om du trenger hjelp til dette. Dit kan det også meldes adresseendringer eller andre oppdateringer.
Fylkesbrukere av medlemsregisteret
Fylkeslaget kan ha tilgang til medlemsregisteret for sitt fylke. Fylkesstyret utpeker maks tre som får tilgang til dette. Alle medlemmer har «sin side» med innlogging på https://neitileu.hypersys.no/
Ta kontakt på medlem@neitileu.no for å opprette bruker for ditt fylkeslag.
Når man har fått tilgang til medlemmer i sitt fylke, kan man selv hente ut medlemslister, sende e-post eller SMS, korrigere adresse- og telefonopplysninger o.l. Det er utarbeidet en egen, kortfattet veiledning for de som skal ha tilgang til medlemsopplysninger, blant annet fordi vi må ta personvern og behandling av personopplysninger på alvor. Man får denne veiledningen sammen med tildeling av tilgang, og den er tilgjengelig her for nedlasting.
Opplæringsvideoer Hypersys
1: Innlogging første gang og senere
- Hva er Hypersys, og hva bruker vi det til?
- Innlogging første gang
- Innlogging andre gang
- Personvern og deling av lister
2: Nytt grensesnitt
- Hvordan ta i bruk nytt grensesnitt
- Oversikt over egne roller og medlemsstatus
- Hvordan søke etter medlemmer
3: Medlemslister
- Hvor finner du medlemslister
- Hvordan filtrere i medlemslister
- Hvordan laste ned medlemslister og kryptere med passord
4: Kommunikasjon med medlemmer
- Hvordan sende SMS
- Hvordan sende e-post
- Hvordan legge til et vedlegg
- Hvordan legge til en lenke til et arrangement
5: Innmelding av nye medlemmer
- Hvordan melde inn nye medlemmer via innmeldingsskjema
- Hvordan bruke ekspressinnmelding på vipps
- Hvordan melde seg inn på SMS
Veiledning i bruk av publiseringssystemet
Her finner du veiledning til bruk av publiseringsystemet til nettsidene neitileu.no. (PDF-fil)
Presentasjon for kursing i nettsidepublisering (Powerpoint)
Arbeidsverktøy
Det finnes flere gode arbeidsverktøy man kan benytte seg av når man lager en «skyløsning for lagring av dokumenter» for fylkeslaget. Under presenterer vi tre ulike forslag. Organisasjonsavdelingen vil ikke drive opplæring eller fjernhjelp i bruk av arbeidsverktøyene, det må fylkeslagene finne egne løsninger på.
Microsoft Office 365
Microsoft Office er en programvarepakke med ulike programmer tilpasset kontorbruk. Pakkene leveres for både Microsoft Windows og Apple Macintosh-maskiner.
Microsoft 365 inkluderer Office-programmer som Word, PowerPoint og Excel i tillegg til epostprogrammet Outlook og Microsoft Teams som man kan bruke for digitale møter. Man får lagringsplass på Internett og skytilkoblede funksjoner for samarbeid på filer i sanntid.
Sentralt bruker vi Microsoft Office 365 med bedriftsabonnement. For mer informasjon sjekk Microsoft sine nettsider.
Google Dokumenter
Google Dokumenter er bygd opp helt rundt skyløsninger og lever i nettleseren. Det betyr at du ikke trenger å installere noe på datamaskinen for å bruke det. Google sin gratis-pakke tilbyr de samme tjenestene for kontorbruk som Microsoft Office 365, men i en noe enklere versjon. Google sine tjenester er veldig godt tilrettelagt for at flere styremedlemmer kan samarbeide om dokumenter.
I tillegg til tekstbehandling, regneark og presentasjoner får man epostprogrammet Gmail, delt kalender, videomøteløsningen Google Meet og samarbeidsverktøyet Google Chat.
Alle slags dokumenter kan lagres i Google Disk. Lagringsplassen som følger med gratis vil dekke mange lag sine behov, men kan også utvides. Vi anbefaler å opprette en gratis Google-konto for fylkeslaget og at hvert enkelt styremedlem har sin egen Google-konto for å kunne samarbeide og delta på nettmøter. Gratis-kontoen har 15 GB lagringsplass.
Vår erfaring er Google Dokumenter enklere å få oversikt over og å bruke enn Microsoft Office.For mer informasjon sjekk Google sine nettsider.
Dropbox
Dropbox er en enkel skylagringsløsning, men mangler de andre kontor- og samarbeidsverktøyene som Microsoft Office og Google Dokumenter har. Dersom laget bruker Office eller Dokumenter er det ikke noe poeng å bruke Dropbox i tillegg. For mer informasjon sjekk Dropbox sine nettsider.
