Styrearbeid

Roller

Styreleder   

Styrelederen har hovedansvar for at vedtak fra årsmøter følges opp og er en pådriver for aktivitet i laget. Styreleder jobber for at styret samarbeider godt, delegerer ansvar og fordeler oppgaver.    

I samarbeid med sekretær setter styreleder opp dagsorden for styremøter og medlemsmøter og sørger for korrekt innkalling til årsmøte. Styreleder må være orientert om lagets økonomi, sørge for at nestlederen er godt informert og ta ansvar for at styret holder seg innenfor Nei til EUs retningslinjer og vedtekter.  

Styreleder representerer styret når de ikke er samlet og deltar jevnlig på fylkesledermøter gjennom Microsoft Teams, rådsmøter og landsmøter.  

Tips til leder:   

• Husk å delegere! Ingen leder kan gjøre alt alene. Sørg for at styremøtene blir arbeidsmøter der oppgaver fordeles og rapporteres fra, slik at mange blir involvert.   

• Send informasjon videre. Nei til EU sentralt sender mange e-poster og mye informasjon som laget må besvare eller reagere på. Om disse ikke blir besvart kan laget gå glipp av både penger, informasjon og deltakelse.  

• Vær synlig. Ved å være synlig som leder, blir flere kjent med Nei til EU. Skriv leserbrev, still opp i debatter og send informasjon til medlemmene.  

Nestleder   

Nestlederen skal til enhver tid kunne overta lederens oppgaver og avlaste lederen ved behov. Nestlederen bør også ta sin del av styrets mange oppgaver. Det er viktig med et godt samarbeid mellom leder og nestleder, og det bør finnes en definert arbeidsdeling. Nestleder kan gjerne ha noen faste oppgaver.   

Økonomiansvarlig / Kasserer  

Økonomiansvarlig må ha tilsyn med regnskapsføringen og den økonomiske utviklingen i løpet av året. Noen lag har ekstern regnskapsfører, mens andre har økonomiansvarlig som gjør jobben. Det er styrets kollektive ansvar at økonomien er forsvarlig og at regnskapet blir ført og kan revideres før årsmøtet.  

For mer informasjon om rollen som økonomiansvarlig, se under økonomiarbeid i laget. 

Sekretær  

Sekretæren dokumenterer arbeidet i laget. Som sekretær burde man kunne bruke PC og e-post som arbeidsverktøy.  

Hovedoppgavene er å skrive referat fra styremøter og årsmøteprotokoll og sørge at all informasjon om valg og andre vedtak på årsmøtet sendes inn til Nei til EU sentralt snarest mulig etter årsmøtet. Sammen med leder har sekretær ansvar for kunngjøring av møter og for at mobilisering i ulike kanaler gjennomføres.  

Tips til sekretær:   

• Skriv referatene underveis eller rett etter møtene. Skriv kort, men informativt. Bruk gjerne nummer på dagsorden, både på innkalling og i referatet. Det gir god oversikt over styrebehandlingen. Alle vedtak skal formuleres slik at de kan stå alene, og at de som ikke har vært på møtet forstår hva saken gjelder. Referater og innkallinger bør sendes ut på e-postlista for styret slik at alle er sikret informasjonen, og slik at sentralt kan lagre referatene for ettertida.  

Styremedlemmer   

Styremedlemmer er ansvarlig for øvrige arbeidsoppgaver etter fordeling av leder og/eller styret. Vi anbefaler at styremedlemmer kan ha rolle som medlemsansvarlig og studieansvarlig. Noen lag har kvinnepolitisk ansvarlig og fagligpolitisk ansvarlig.  

Medlemsansvarlig   

Medlemsansvarlig har tilgang til medlemsregisteret Hypersys og sørger for at nye medlemmer får en god velkomst i laget. Vi anbefaler alle lag å ha en medlemsansvarlig som gjennomfører opplæring i Hypersys og som slik får oversikt over antall betalende medlemmer, medlemslister og statistikk.    

En av de viktigste oppgavene til medlemsansvarlig er å sikre aktivitet i laget under Nei til EUs årlige vervekampanje og å følge opp at laget har gode planer for rekruttering.      

Vara   

Trer inn som styremedlem om noen i styret melder fravær og blir vanlig styremedlem hvis et styremedlem trekker seg. Mange lag har møtende vara, dvs. at alle møter på styremøtene, men bare det antallet som tilsvarer faste styremedlemmer har stemmerett.  

Tips til planlegging og gjennomføring av årsmøtet 

Årsmøtet skal:    

• Drøfte lokal virksomhet for lokallaget/fylkeslaget ved å vedta arbeidsplan og budsjett.  

• Godkjenne regnskap.    

• Velge styre. Styret bør velges slik at de gir en god geografisk, yrkesmessig, aldersmessig og politisk bredde. Det skal tilstrebes kjønnsmessig balanse.    

• Velge leder blant styremedlemmene.    

• For lokallagets del, velge utsendinger til fylkesårsmøtet hvis fylkeslagets vedtekter fastsetter dette, og for fylkeslagets del, velge landsmøtedelegater. Det skal tilstrebes kjønnsmessig lik representasjon, husk å konsultere vedtektene.    

• Velge valgkomité (foreslåes av styret, ikke valgkomitéen).    

Før møtet:    

• Styret fastsetter tid og sted for årsmøtet, leier lokale og ordner eventuell servering.     

• Leder varsler valgkomiteen om møtet og frister, slik at de kan starte arbeidet med å sette sammen et nytt styre. Valgkomiteen må få beskjed i god til da arbeidet kan ta tid. 

• Leder skriver en årsmelding som inneholder all aktivitet i laget i perioden, og økonomiansvarlig forbereder regnskapet for perioden. Styret godkjenner regnskapet og underskriver. Alle styremedlemmer i det styret som godkjenner regnskapet, skal skrive under. Revisor foretar revisjon av regnskapet, og må kontaktes av økonomiansvarlig i god tid før møtet. Underskrevet regnskap og revisorgodkjenning er påkrevd for at fylkeslaget skal kunne søke momskompensasjon. 

• Styret bør forberede en diskusjon om arbeidsplan og budsjett for kommende arbeidsår, og det er også fint om styret legger fram politiske uttalelser som årsmøtet kan ta stilling til.    

• Styret må ha en innstilling på hvem som skal være ordstyrer og referent/protokollskriver før møtet starter, samt hvem som skal underskrive protokollen.     

• Styret lager en innkalling som inneholder sakliste, årsmelding, regnskap, og eventuelt forslag til arbeidsplan, budsjett og uttalelser.    

• Medlemmene skal kalles inn til møtet minst 14 dager før. Det er viktig at alle medlemmene blir kalt inn, bruk derfor SMS og eventuelt brav for å kalle inn de som ikke har e-post.     

• Send innkalling og sakspapirer til fylkessek@neitileu.no, så legger vi ut i kalenderen på neitileu.no. Slik kommer møtet også med i det ukentlige nyhetsbrevet.    

• En politisk innledning kan mobilisere flere medlemmer til å delta på årsmøtet og gi politisk skolering.     

På møtet:    

• Utfra styrets innstilling konstitueres referent, protokollunderskrivere og ordstyrere.    

• Årsmøtet debatterer årsmeldingen og tar denne til etterretning. Husk at dette er styrets årsmelding, og årsmøtet kan bare vedta ev. merknader, ikke endringer annet enn rene faktafeil.    

• Årsmøtet stiller eventuelle spørsmål om regnskap til økonomiansvarlig etter framlegging. Er årsmøtet fornøyd, godkjenner årsmøtet regnskapet. Revisormeldingen tas til etterretning.    

• Årsmøtet kan vedta en arbeidsplan (eller gi dette ansvaret til det kommende styret).     

• Årsmøte kan vedta budsjett (eller gi dette ansvaret til det kommende styret) og må i tilfellet ta høyde for tiltak de vedtok i arbeidsplanen.    

• Eventuelle uttalelser blir vedtatt (eller avvist) i sin helhet etter diskusjon og stemming over eventuelle endringsforslag.    

• Styret blir valgt etter at lederen for valgkomiteen har lagt fram innstillingen og svart på eventuelle spørsmål og debatt.     

• Protokollunderskrivere får mulighet til å lese protokollen og godkjenne at alt er rett. Ofte må dette gjøres etter møtet per post.   

Forslag til saksliste:     

• Leder ønsker velkommen    

• Godkjenning av innkalling og sakliste    

• Valg av ordstyrer, referent og protokollunderskrivere    

• Politisk innledning, spørsmål og diskusjon    

• Pause    

• Leder legger fram årsmelding    

• Økonomiansvarlig legger fram regnskap, og revisor legger fram revisormelding    

• Arbeidsplan: Hva skal laget gjøre i perioden?    

• Økonomiansvarlig presenterer forslag til budsjett    

• Uttalelser    

• Valg    

• Avslutning, og underskriving av protokoll.     

Etter møtet:    

• Det nye fylkesstyret lager en pressemelding om årsmøte med informasjon om det nye styret og hvilken politikk som ble vedtatt.     

• Send e-post om gjennomført årsmøte til Send melding om nytt styre og gjennomført årsmøte til fylkeslag og det sentrale sekretariatet: Vedlagt må være godkjent årsmøteprotokoll, årsmelding og underskrevet regnskap og revisormelding slik at vi kan utbetale fylkets andel av kontingenten samt kan søke om momskompensasjon på vegne av fylkeslaget. Alle i styret må underskrive regnskapet.    

• Leder kaller inn til første styremøte for å starte arbeidet med det årsmøtet vedtok og fordele arbeidsoppgaver. Noen fylkeslag konstituerer også et arbeidsutvalg.    

• Oppdatere opplysningene i Enhetsregisteret i Brønnøysund: Husk å få fødselsnummer på alle styremedlemmer og gjør et styrevedtak om signaturrett, helst på første styremøtet etter årsmøtet. Dette er viktig å få på plass, blant annet for å kunne ha disposisjonsrett over kontoer. Du kan få veiledning fra organisasjonsrådgiverne.    

Gode råd for møteledelse 

Ethvert møte trenger en eller to møteledere (ordstyrere) for at møtet skal kunne gjennomføres på en effektiv og ryddig måte. I denne veiledningen tar vi utgangspunkt i tre møtetyper; internt møte – som årsmøte eller fylkesstyremøte, åpent møte eller seminar, og digitalt møte. 

1. Velg en god møteleder som forbereder seg grundig 

Et internt møte ledes gjerne av fylkesleder eller enn annen som fylkesstyret har utpekt. På et årsmøte er det en fordel om møteleder er en annen enn fylkesleder, som gjerne skal legge fram flere saker, og som bør få tid til selv å delta i debatten. Det er viktig å forberede seg godt. 

2. Lag en tidsplan og gjør det tydelig hvilke regler som gjelder 

Tenk gjennom dagsorden slik den står i innkallingen, hvor lang tid hvert punkt vil ta, og sett gjerne opp en rudimentær tidsplan. Noen ganger er det åpent for at møtedeltakerne kommer med nye saker, og da er det viktig at planen tar høyde for det og kan justeres slik at møtet kan gjennomføres innenfor tidsrammen. Vis respekt for møtedeltakerne, de kan ha planer etter at møtet skulle vært ferdig. Det er uheldig om mange må gå før man avslutter møtet. 

En vennlig og ustresset ordstyrer leder som oftest et møte best. Hun eller han blir hørt på, og møtedeltakerne kommer i god stemning. Du må snakke høyt og tydelig. Ved større møter må det brukes mikrofon. Der er det også en god regel at alle innlegg skal tas fra talerstolen. 

Sett en tidsgrense for innlegg. Kanskje kan det virke unødvendig byråkratisk på for eksempel et fylkesstyremøte, men det er ryddig å ha klare retningslinjer slik at man ikke må innføre begrenset taletid fordi noen snakker for lenge. Tre minutter for innlegg, ett minutt for replikk eller til dagsorden kan være et fornuftig forslag. Det kan også være gunstig å begrense antall innlegg for samme deltaker til f.eks. to per sak. Husk at replikk skal være direkte til den som har snakket før deg, ikke ta opp andre temaer. Til dagsorden eller forretningsorden skal være til kun dette, ikke for å lure seg til et nytt innlegg utenom talerlista. Det er viktig at ordstyrer slår ned på misbruk slik at de som har tegnet seg på vanlig vis slipper til. 

På et årsmøte er det også viktig at folk vet hvordan man tegner seg til debatt. Det vanlige er å rekke handa (eller nummerskilt) i været. Replikk kan man tegne seg til ved å holde et ark bak hånda, holde to fingre i luften eller nummerskiltet. Til dagsorden kan man tegne seg ved å holde et farget ark bak hånda eller skiltet eller time out-tegn. 

Forslag skal leveres skriftlig til ordstyrer, som refererer forslaget. På mindre, interne møter kan det tillates muntlige forslag, men da må forslagene være kortfattete og enkle å referere. Ta vare på de skriftlige forslagene, og lever dem til referenten ved møteslutt. Sørg for at referenten alltid har fått med seg hva som er vedtatt før man går videre. Endringsforslag til vedtektene har egne regler og kan ikke framsettes etter fristen eller på møtet. 

3. Vær vennlig, og tenk på at alle ikke kjenner hverandre eller organisasjonen like godt 

På et årsmøte er det viktig å ta imot nye på en åpen og inkluderende måte. Kan du hilse på dem før møtestart, er det fint. Er det mindre enn 20 deltakere, bør man ta en presentasjonsrunde. Veldig mange årsmøter går rett på saklista uten at nye blir tatt imot, og det kan bli veldig internt om man bruker «stammespråk», ikke hilser og ikke forklarer gangen i et årsmøte. Da kommer man neppe tilbake neste år. På den andre siden skal man ikke mase for mye på de som er på sitt første årsmøte. Ikke press dem inn i fylkesstyret eller liknende første gang. Hvis de melder seg selv, er det selvsagt en annen sak. 

4. Nei til EU skal være en trygg og god møteplass for alle oss som er mot EU 

Våre retningslinjer for trygg organisasjon sier: «Det skal vises respekt for alle mennesker, uavhengig av kjønn, kjønnsidentitet, alder, religion, seksuell legning, sosial status, etnisk bakgrunn og politisk ståsted. Fysiske og psykiske overgrep, seksuell trakassering og annen grenseoverskridende atferd tolereres ikke.» Hvis du som møteleder opplever at innlegg bryter mot denne regelen eller har karakter av personangrep, skal du gripe inn og avbryte taleren øyeblikkelig. Slik oppførsel bryter med vanlig folkeskikk og tar fra andre medlemmer retten til å bli møtt med respekt. Kanskje er den en kjent og erfaren møtedeltaker som bryter spillereglene, og da er det enda viktigere å stoppe vedkommende hvis hun eller han misbruker autoriteten sin i en debatt. Møteleder må bruke sin vurderingsevne til å se når en taler går over streken, og hva som er den riktige måten å møte det på. Noen ganger er det nok å komme med en mild formaning, andre ganger er overtrampet så grovt at du bør levere inn et varsel. 

Vær oppmerksom på hersketeknikkene. Mange bruker hersketeknikker ubevisst, ingen av oss er helt uskyldige i det. Noen bruker dem også bevisst. Det er lov for møteleder å påpeke uheldige bemerkninger. 

5. Møteleder skal styre møtet, men ikke overstyre 

Møteleder holder styr på talerlista og taletida. Vær konsekvent slik at ingen føler at de blir forfordelt. Når du ser at det står et antall personer på lista som vil bruke tida nesten fram til tidsramma for punktet er brukt opp, foreslår du at strek settes under neste taler. Det er bedre å bruke et par minutter mindre enn planlagt enn at tidsramma sprekker og man får det for travelt mot slutten av møtet. 

Du må selv unngå å komme med meningsytringer eller småbemerkninger innimellom talerne. Du skal framstå objektiv og ryddig som ordstyrer, men det er lov å tegne seg til debatten. Under avstemninger skal du også stemme, selv om du er ordstyrer (hvis du har stemmerett, selvsagt). 

6. Et godt forberedt møte går som regel bra 

Sakspapirene skal ha vært sendt ut på forhånd slik at deltakerne kan ha lest dem. Av og til kommer sakspapirer på møtet, og da må man ta seg tid til at alle får lest dem. Fylkesleder, en komité eller fylkesstyret må innstille på sakene som skal til behandling, men det er også viktig å ta på alvor fornuftige innvendinger mot innstillingene. Det er god praksis at saken legges fram av den som har forberedt den, og så overtar møteleder når man går til avstemning. Er noe uklart, bør man avklare dette med fylkesleder eller komitéleder før saken går til avstemning. 

7. Ta avstemningene rolig og ryddig slik at alle vet hva man stemmer over 

Avstemninger: Innstillingen legges til grunn, dvs. at man tar først avstemning om tilslutning til det forslaget som er innstilt: «De som er for innstillingen, forholder seg i ro. De som stemmer imot, rekker opp hånda.» Er det flertall mot, er forslaget som er satt opp mot innstillingen vedtatt. Der det er flere forslag til erstatning for innstillingen, settes disse opp mot hverandre. Husk at av og til er avstemninger kompliserte og ikke alle får med seg det som skal skje. Ta deg god tid og forklar hva man stemmer over. Dette er viktig for en demokratisk behandling. Noen ganger er det ikke andre forslag, og da kan man ta avstemninger under ett. Husk å ta en avstemning over helheten i f.eks. arbeidsplanen eller budsjettet. 

Når saker skal til avstemning, er det som oftest det forslaget som får flest stemmer, som blir vedtatt. Unntak er vedtektsendringer, som krever at 2/3 av de frammøtte stemmer for endring. 

Regnskap skal godkjennes, ikke vedtas. Et årsmøte kan komme med anmerkninger, men kan av åpenbare årsaker ikke endre et regnskap. På samme måte skal en beretning eller årsmelding også godkjennes av et årsmøte. Det er styrets beretning, men et årsmøte kan vedta en merknad hvis det er noe man reagerer sterkt på. Valgkomiteen innstiller på alle valg, unntatt seg selv. Styret skal innstille på ny valgkomité. Det er lett å glemme valg av revisor. På samme måte er det dessverre vanlig at styret har glemt å innstille på ny valgkomité. Da bør ordstyrer foreslå at man enten finner kandidater under møtet eller delegerer til et medlemsmøte senere å gjøre det. Det er ikke heldig at styret får i oppgave å finne en valgkomité senere fordi de har glemt det. Det er heller ikke heldig å bare gjenvelge en valgkomité fordi det er ingen andre som har meldt seg. Man skal gjenvelges fordi man har gjort en god og grundig jobb. 

Hvis en avstemning lander på likt stemmetall, skal det stemmes om igjen. Er det fortsatt likt, avgjør leders dobbeltstemme, med unntak av valg. Da skal det foretas loddtrekning. Er det to forslag som står mot hverandre, kan en av møtedeltakerne med stemmerett kreve skriftlig avstemning. 

Det er viktig at møteleder setter seg inn i vedtektene. De angir hvilke saker som skal behandles, hvilke posisjoner som skal velges og hvilke avstemningsregler som gjelder. Husk at mange fylkeslag og lokallag har egne vedtekter, og ellers gjelder normalvedtektene. 

8. Ta pauser 

Både interne og eksterne møter varer ofte mer enn én time. Da er det viktig å ta en pause slik at deltakerne får gått på toalettet eller hentet seg mat/drikke. Pausen trenger ikke være så lang, men helst minst ti minutter. Man bør ikke holde på mer enn 1,5 time i strekk uten pause. 

9. Et åpent møte eller seminar skal ha saken i sentrum 

Et åpent møte følger mange av de samme spillereglene, men her skal man ikke behandle og vedta saker. Derimot er det viktig å ta imot innlederne på en god måte og eventuelt avtale rekkefølge og liknende. Introdusér foredragsholderen(e) og temaet som skal presenteres. Her er det også viktig å ta imot nye på en personlig måte, hvis møtet ikke er for stort. Talerlista behandles på samme vis som på et internt møte. Husk å takke innlederne når de er ferdige og eventuelt gi dem gave. Det kan enten møteleder eller f.eks. fylkesleder gjøre. Husk at folk er kommet for å delta på et åpent arrangement fordi de er interessert i temaet. Da er det viktig å lede møtet slik at foredragene og debatten dreier seg om temaet som man har satt på dagsorden, og ikke flyter over i andre diskusjoner. 

10. Digitale møter bør være konsise og effektive 

Et digitalt møte bør ikke overskride to timer fordi det er krevende å følge og delta i diskusjoner på skjerm over lengre tid. Et digitale møter krever i tillegg at møteleder holder oversikt over talerlista på en litt annen måte. Hvis tjenesten dere bruker ikke holder styr på rekkefølgen, må du gjøre det manuelt. Du som møteleder bør «ta ned hånda» til deltakere som ikke har husket det selv. Å holde orden på tidsbruken er også viktigere. Det er lett å sprekke på tid fordi det er vanskeligere å avbryte innlegg som går over tida. Lær deg systemet på forhånd, slik at du kan hjelpe deltakere som får tekniske problemer. Man må også avklare tydelig hvordan stemmegiving skal foregå. Vi har utarbeidet egen veiledning for digitale årsmøter. 

Vil du lese mer om møteledelse i politiske organisasjoner? Her finner du Tillitsmannen av Einar Gerhardsen.