Teknisk for fylkesdelegasjonene

Det er to system å forholde seg til: Microsoft Teams og SmartVote 

Møtet blir direkteoverført via Microsoft Teams. Programmet må direkteoverføres fra en dedikert PC som står på en egen talestol.  

Gjennom SmartVote kan delegatene lese sakspapir, se talelisten, tegne seg til innlegg og de kan votere.  SmartVote er et program som man kommer inn på via nettside. Nettadresse og informasjon om pålogging kommer i egen epost fra SmartVote 23. oktober.  

Landsmøtet skal i tillegg sendes på YouTube, så observatører og andre kan følge landsmøtet der, med en viss forsinkelse.  

Teknisk utstyr: 

• Alle delegater MÅ ha egen pc eller nettbrett 

• Hver delegasjon må ha en ekstra pc for direkteoverføring i Teams   

Oppsett 

Alle fylkene sitter sammen med sin fylkesdelegasjon - med enkeltdelegater hjemmefra om nødvendig. Vi har laget oppsett av hvordan vi ser for oss lokalet. En dedikert PC til Teams er koblet til en storskjerm med kablet internettforbindelse. PC-en må ha nettverksport. PC-en skal stå på en talerstol (eller høyt bord eller tilsvarende) som blir brukt når delegatene holder innlegg. Teknisk ansvarlig i fylket må passe på at de som får ordet skrur på mikrofon og kamera når de starter og av når de er ferdige.  

Hver delegasjon kan også ha en ekstra PC som viser talelisten om de har tilgang på det. Men det er ikke et krav til gjennomføring 

Teknisk ansvarlig  må følge opp  at delegatene har med PC eller nettbrett for personlig innlogging på SmartVote. Teknisk må i forkant av prøvelandsmøte ha sjekket om at delegatene har en epostadresse de kan bruke og skal bistå med innlogging på SmartVote. 
 
Delegater som blir hindret i fysisk oppmøte får videresendt lenke til landsmøtet på Teams fra sentralt. Den tekniske ansvarlige må formilde til Sentralt hvem det gjelder.  

Teknisk ansvarlige må være på plass og oppkoplet til 12.00 fredag 6. november. Da starter vi testing. Delegatene kan komme senere, men må senest være på plass og innlogget på SmartVote i god tid før møtestart. Klokken 14.30 må  samtlige delegater være innlogget i SmartVote og klare til start. Sekretariatet er tilgjengelig for de tekniske ansvarlige fra 0900 fredag og telefonnummer til kontaktpersoner  blir sendt ut i forkant.  

Det er fylkeslaget sitt ansvar at delegatene klarer å gjennomføre landsmøtet. Sentralt hjelper til som mulig , men vi har begrenset kapasitet all den tid vi har parallelle oppgaver underveis. Vi oppfordrer derfor alle til å melde inn potensielle utfordringer i forkant slik at vi kan forsøke å finne løsninger på disse før selve landsmøte. Fylkeslag som ikke tror de klarer å bistå enkeltdelegater bør vurdere å endre sammensetningen av delegasjonen for å kunne være samlet under landsmøtet.  

Hva er SmartVote? 

SmartVote er et digitalt møtesystem som gjør det mulig for delegater å lese sakspapirer, tegne seg til til innlegg og replikk og holde oversikt over talelista. Voteringer blir også gjennomført i SmartVote. 

Opplæring av delegater  

Vi gjennomfører to møter med opplæring i SmartVote. Disse blir kalt  prøvelandsmøter og  foregår på Teams. Alle delegatene må være med på minst ett av prøvelandsmøtene. Det er fritt fram for å være med på begge to. Selve møtetiden blir brukt til demonstrasjon av SmartVote-systemet, samt spørsmål og svar til det. Det er SmartDialog som Den delen blir gjennomfører møtene.  SmartDialog er utvikler av systemet. De vil også være tilstede på Gardermoen under avviklingen av landsmøte.  

Prøvelandsmøtet  er åpent for pålogging en time før oppsatt møtetid. Den timen vil vi bruke på å få alle delegatene inn på Teams med lyd og bilde.  Delegater som ikke har erfaring med Teams bør logge seg på Teams en time før møtestart, slik at vi får god tid til å finne ut av eventuelle problem før oppsatt starttid. Da har vi også tid til spørsmål og svar om Teams-biten av landsmøtet. Vi trenger møtetiden til å gå gjennom SmartVote, så vi kan ikke vente på delegater som ikke er inne.  

Det første prøvelandsmøtet blir filmet og lagt ut på nettsidene, slik at delegatene kan se det flere ganger om ønskelig.  

Alle delegatene vil motta en epost fra SmartDialog den 23. oktober. Vi oppfordrer alle til å prøve å logge seg inn på SmartVote så snart de får eposten med tilgang. Dette er viktig for å kunne finne ut av eventuelle feil i god tid før prøvelandsmøtene og selve landsmøtet.  
 
Vi har ikke stilt krav om at delegasjonene skal sitte samlet under prøvelandsmøtene. Dersom reiseavstander gjør det mulig og delegatene har anledning vil det likevel være en fordel. Om delegatene deltar hver for seg er det best å følge møtet med Teams på en skjerm (laptop/pc) og SmartVote på en annen (nettbrett).  

Viktige datoer 

Er det noe omkring dette du er usikker på, ta kontakt med Sindre Humberset på sindre.humberset@neitileu.no eller 90 60 50 56.  

Kravliste til hotell 

1. Stort nok til å romme hele delegasjonen (sju pluss evt teknisk ansvarlig og rådsmedlemmer) innenfor gjeldende smittevernkrav. En meter avstand mellom hver delegat, tilstrekkelig plass under måltid etc.  

2. Kablet internettoppkobling.    

3. Stor skjerm med lyd. Enten prosjektør med lerret og høytalersystem, eller stor TV.  

4. Talerstol med plass til laptop  

Stort bilde i toppen: Mulig oppsett av delegasjonens møterom. Laptopen på den provisoriske talerstolen er koblet til skjermen. Den innebygde mikrofonen og kameraet på laptopen viser taleren. Lyden fra møtet går via høyttalerne på TV-en. (Foto: Lisa Wensberg)